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5 motivos para integrar seu ERP com um software de PPM

5 motivos para integrar seu ERP com um software de PPM

ERPs ou sistemas de planejamento de recursos empresariais (Enterprise ResourcePlanning), são a maior e mais complexa categoria de software comercial. Sendo dedicados à administração de todos os tipos de recursos, eles devem coexistir com outras soluções empresariais mais focadas no negócio, como os sistemas PPM. Neste artigo, damos as chaves sobre quais devem ser os limites de cada ferramenta e quais são os segredos para uma integração saudável.

Na ITM Platform, muitas vezes recebemos pedidos de integração com o ERP de nossos clientes. No exemplo a seguir, explicamos quais são as regras de coexistência entre um projeto de gerenciamento de portfólio de software e um ERP.

Por que razão ERP e PPM devem coexistir: uma história comum

Uma grande agência de emissão de bilhetes contrata um controlador de negócios para realizar uma avaliação dos processos internos da empresa. Sua missão é propor melhorias visando resolver os problemas de discrepância de dados que atualmente existem entre o departamento financeiro e as divisões comerciais, que estão tendo importantes repercussões políticas pois afetam questões tão sensíveis como o cálculo de bônus no final do ano.

O especialista suspeita desde o primeiro momento que o problema está no software de negócios que a empresa está usando. Ou, melhor dizendo, na falta de coordenação entre as diferentes ferramentas de gerenciamento que foram adotadas em diferentes áreas da empresa, na qual a figura do CIO não existe.

 

Um ERP com informações duplicadas é um ERP ruim

Nosso controlador de negócios descobre que ninguém se preocupou em definir os fluxos de informação entre o ERP (uma versão um pouco mais complexa de SAP) e o sistema de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) da empresa. A empresa está duplicando os dados que introduz nas suas ferramentas de gerenciamento de negócios. A consequência é que existem processos paralelos com resultados discrepantes cuja origem é difícil de detectar. Basicamente, o ERP não consegue capturar a complexidade da estrutura de custos de um projeto, onde há estimativas de despesas, faturas reais, custos de horas externas e internas calculadas, reportadas e aceites …

A partir desse momento, é tomada a decisão de que o sistema PPM, que é orientado para a geração de negócios, seja o ponto de entrada para toda a informação relacionada aos projetos da organização, de modo que os dados financeiros de PPM projeto “enviar” no ERP e as discrepâncias sejam eliminadas.

Este exemplo é um caso típico de integração entre ERP e software de gerenciamento de projetos: geralmente é aconselhável que o sistema PPM seja administrado de forma a suportar a solvência da atividade do projeto.

 

software de PPM

 

5 chaves para a integração eficiente de um ERP e um sistema PPM

Embora cada empresa tenha casos de uso diferentes e necessidades específicas, existem algumas recomendações claras para integrar com sucesso o seu ERP com um sistema PPM.

  1. Deixe cada sistema fazer seu trabalho

A integração de dados deve ser limitada ao que é estritamente operacional. Não é aconselhável projetar uma integração que resulte em uma complexidade ainda maior. Pelo contrário, guie-se através de três objetivos básicos: evitar a duplicação de trabalho, evitar discrepâncias de dados e promover a transparência.

  1. Compartilhe as informações necessárias. Em um ambiente corporativo, não pode haver zonas de obscuridade. Mas tenha cuidado com a quantidade de informação compartilhada: quando a transparência é completa, o ruído informacional pode ser muito alto, com um custo de produtividade igualmente alto. Por este motivo, geralmente é recomendável não enviar mais dados do projeto para o ERP do que é estritamente necessário para executar as tarefas de administração e controle financeiro.
  2. Escolha um PPM flexível. Alguns sistemas PPM apenas enviam informações agregadas sobre os custos de um projeto, evitando a imputação dos custos do projeto para diferentes itens. ITM Platform, por outro lado, pode enviar informações com a granularidade desejada graças às chamadas para a sua API (ver documentação).
  3. Não escravize seus gerentes de projeto, forçando-os a adotar o módulo de projeto do seu ERP. Como você pode ver abaixo, a melhor maneira de integrar ERP e PPM é permitir que o ERP cuide da administração e que o PPM enfrente toda a complexidade e flexibilidade exigida pelos projetos.
  4. Encoraje a colaboração em torno de projetos e padronização no ERP. Além de integrar dados, qualquer processo de integração tecnológica deve enfrentar componentes de gerenciamento e mudança humana. Os procedimentos que são projetados devem deixar margem de manobra suficiente para os especialistas do projeto, aproveitando os sistemas de comunicação e colaboração em equipe que permite a solução PPM. Pelo contrário, o ERP geralmente adere a procedimentos muito mais rígidos e padronizados que devem ser cumpridos.

 

Quais as seções de um projeto que cobre um ERP?

Ao analisar os sistemas de informação e os fluxos de dados em que se baseia um ambiente empresarial, é essencial conhecer antecipadamente quais são as áreas em que existem conexões e possíveis sobreposições entre várias plataformas.

Existem quatro pontos em que a camada de controle administrativo do ERP entra em contato com a realidade dos projetos:

 

Em todas estas áreas, é fundamental projetar fluxos automatizados do sistema de gerenciamento de portfólio para o ERP, especificando em cada caso a granularidade necessária e não enviando dados que não sejam validados, como o custo estimado de uma tarefa.

 

O que um ERP não pode fazer?

A percepção de que um ERP é uma máquina de gerenciamento de negócios que atende a qualquer tipo de atividade pode ser um pesado fardo para a saúde de projetos corporativos.

Por exemplo, estas são cinco áreas em que um ERP não atende aos padrões operacionais que um software de gerenciamento de portfólio deve ter.

  • Planejamento de recursos: embora o ERP possa calcular e gerenciar os pagamentos de recursos, apenas o PPM possui flexibilidade suficiente para programar os esforços e se adaptar ao trabalho entregue na medida em que ocorre.
  • Metodologia de projetos: as ferramentas PPM são projetadas para serem configuráveis ​​nas metodologias do projeto em praticamente qualquer ambiente. Além disso, seu escopo funcional é, como no caso de ITM Platform, muito ambicioso, reunindo em um só lugar dados financeiros, esforços, planejamento e gerenciamento de riscos, objetivos de negócios, documentação, entregáveis, e assim por diante.
  • Gerenciamento de tarefas e acesso aos membros da equipe: o conteúdo do trabalho é difícil de gerenciar a partir de um ERP, já que geralmente o número de membros das equipes do projeto com acesso ao ambiente de trabalho, bem como as características colaborativas do mesmo, é limitado.
  • Visão do portfólio: os sistemas PPM contêm indicadores e métricas do projeto e portfólios pré-concebidas que dão uma imagem em tempo real do progresso dos projetos, assim como permitem trabalhar com relatórios exportáveis ​​e personalizáveis. Alcançar uma visão semelhante de um ERP envolve um enorme esforço de configuração e centenas de horas de consultoria, enquantoITM Platform é uma questão de algumas semanas.

 

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