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Empresa Moderna: Como a automação de processos auxilia na gestão empresarial

Empresa Moderna: Como a automação de processos auxilia na gestão empresarial

Administração dos recursos empresariais

 

Administrar o dia a dia de uma empresa não é uma tarefa simples. A Automação de processos: integrar os setores, alinhar os objetivos de cada um deles e garantir que todos trabalhem em conjunto é um desafio. Muitas vezes os desafios diários fazem com que o gestor deixe de dar atenção para alguns pontos importantes.

 

Para vencer esses desafios grandes empresas investem a bastante tempo em sistemas de ERP como o SAP. As pequenas e médias empresas não podiam seguir esse caminho devido ao grande custo das ferramentas e projetos de implantação desse tipo de ferramenta.

 

Felizmente, agora uma nova linha de solução baseadas na nuvem (ERP online) permitem que gestores de empresas de qualquer tamanho tenham acesso aos seus benefícios.

 

A sigla ERP vem do inglês “Enterprise Resource Planning” e pode ser traduzida literalmente como Planejamento de Recursos Empresariais.Você pode conhecer um pouco mais sobre as vantagens de utilizar uma ferramenta como essa no site do GestãoClick, um dos representantes dessa geração moderna de ERP’s.

 

Gestão de processos

 

Além de planejar e administrar os recursos e atividades de sua empresa, outro desafio constante é entender os processos necessários para que tudo aconteça e melhorá-los constantemente. No passado essa atividade estava a cargo de equipes de O&M (Organização e Métodos).

 

Hoje, temos a disposição ferramentas de automação de processos que auxiliam no entendimento dos processos, acompanhamento do andamento e melhoria contínua.

 

Por isso, empresas de todos os tamanhos vem investindo cada vez mais tanto em gestão de empresarial quanto em ferramentas de automação.

 

Pode parecer que estamos falando de gestão e automação separadamente, até por que são coisas diferentes. Mas, na prática, os dois se complementam para melhorar a qualidade do seu trabalho. Para explicar melhor o assunto, vamos falar dos benefícios de uma boa gestão e como a automação de processos pode lhe ajudar com essa tarefa. Confira!

 

O poder de uma boa automação de processos

 

De forma simples, trata-se do desenho de como as diversas áreas da empresa devem trabalhar em conjunto e a implantação de ferramenta que acompanhe essas atividades garantindo que nada seja esquecido e que tudo seja executado no devido tempo. Se for feita corretamente, ela pode melhorar muito o rendimento do seu negócio. Veja aqui alguns de seus benefícios.

 

1. Menor índice de retrabalho

 

Um problema comum em negócios desorganizados é a frequência com a qual se refaz uma mesma tarefa. Cometer um erro ou outro não é o fim do mundo, mas eles devem ser a exceção, não a regra. Com processos mais simplificados e uma rotina clara, é bem mais fácil manter o ritmo e completar suas tarefas com qualidade e dentro do prazo. E, consequentemente, você não terá que perder mais um dia refazendo qualquer coisa.

 

2. Otimização do tempo

 

Uma boa gestão de processos também ajuda a economizar o tempo dos colaboradores. Redução de burocracia e melhor alocação de tarefas são algumas formas de otimizar seu tempo de trabalho.

 

Digamos que você seja o proprietário de uma padaria e precise de farinha. Você faz uma encomenda e a entrega chega na hora marcada. Porém o auxiliar de cozinha coloca a farinha no estoque, não informando ninguém que ela chegou. Ao precisar descobrir que a farinha já havia sido entregue e encontrá-la no estoque o padeiro “perde tempo” e atrasa a sua atividade que é produzir pães. Um processo automatizado para essa situação, deveria prever quais atividades o auxiliar deve executar (receber a farinha, conferir e colocar no estoque) e que outros setores (padaria) necessitam da informação de que a etapa “recebimento de farinha” já aconteceu. Dessa forma o aviso chega automaticamente ao padeiro e ele pode executar sua tarefa sem desperdício de tempo.

 

3. Captura e uso das informações

 

Garantir que todos tenham acesso corretamente aos dados pode ser um desafio em qualquer tamanho de empresa. O uso de um ERP auxilia muito nesse tipo de situação por concentrar as principais informações de negócio em um único sistema.

Para todos os outros tipos de informações e processos a utilização de uma solução de automação com capacidade de otimizar a captura de dados vai auxiliá-lo a manter todos envolvidos com o processo de maneira correta.

O desenvolvimento rápido de fluxos de trabalho que integram pessoas, sistemas, geração de documentos, modelos de negócios e serviços web permitem a otimização da captura e uso das informações. Nessa perspectiva, a redução de custos e o aumento dos lucros ocorrem naturalmente.

 

Como a automação de marketing contribui para os resultados?

 

automação de processos

 

Todo negócio que não seja ONG, caridade ou “sem fim lucrativo” precisa de clientes para gerar receita e manter-se em funcionamento. Com o advento da internet, divulgar sua marca e seus produtos ficou muito mais barato. Porém, também aumentou bastante o número de atividades necessárias para fazer isso corretamente. A gestão e automação dos processos de marketing pode ajuda-lo a aumentar seu lucro.

 

Veja a seguir duas contribuições que a automação de marketing pode fazer por sua empresa.

 

1. Menos tarefas monótonas e repetitivas

 

Algo que atrapalha bastante a atuação estratégica de qualquer profissional é o tempo que ele passa apenas em trabalhos manuais. São tarefas importantes, mas que drenam a energia de qualquer um. Ao torná-los automáticos, você libera mais um membro da equipe para pensar no longo prazo, com estratégias que melhorem seu desempenho.

 

2. Acompanhamento da jornada de compra / funil de venda

 

Se você nunca ouviu esse termo (jornada de compra) não se preocupe. Ele é apenas o nome que damos em marketing para todo o processo que ocorre com seu cliente desde o momento em que ele começa a pensar em consumir um produto ou serviço que você oferece até o momento em que ele compra de você ou do seu concorrente.

 

Entender esse processo e “atuar” nele o mais constantemente possível sempre foi um desafio das equipes de marketing e vendas. Porém o marketing digital trouxe ferramentas novas para serem utilizadas nesse processo. Utilizar todas essas ferramentas (Web Site, email marketing, LandingPages, Redes sociais, Youtube, etc) de forma correta é um desafio. Exagerar na dose vai irritar o interlocutor dificultando que ele se torne seu cliente. Mas, “esquecer” de usar essas ferramentas pode fazer com que ele não se lembre de você na hora de decidir de quem vai comprar. Trabalhar a jornada de compra conduzindo o cliente através do funil de vendas fica bem mais fácil com o uso de uma ferramenta de automação de marketing.

 

Nesse artigo tratamos rapidamente de algumas informações básicas sobre os benefícios da automação de processo e de marketing. O que acha de conversarmos mais em como essas ferramentas podem auxiliar no seu negócio? Entre em conato conosco e teremos um enorme prazer e conversar sobre como isso pode ser aplicado aos desafios do seu negócio.

 

Sobre o Autor: (Jean Simon)

Jean é aficionado por tecnologia, geek assumido e fã de tranqueiras tecnológicas, hoje é responsável pela equipe operacional da foxfly IT & Marketing. Fez carreira no mercado de TI atendendo a bancos e seguradoras. Deixou os grandes integradores de TI para atuar na foxfly com automação de processos e marketing digital para pequenas e médias empresas.

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