Automatização de documentos: 5 benefícios para a sua empresa

Automatização de documentos

Você gostaria de ser mais eficiente, mas ainda não gera documentos rápidos e personalizados? Confira neste artigo o que a automação de documentos pode fazer pela sua empresa.

Como a automação de documentos pode ajudar a sua empresa?

Sem dúvidas, todos sabem que quando se trata de alterar processos dentro de organizações que tenham realizado as mesmas tarefas, da mesma forma, por muito tempo, é bastante difícil mudar.

Mas a realidade é que existem muitas razões convincentes e justificáveis em termos de custos e produtividades para automatizar – principalmente quando se trata de contratos e documentos em geral.

A automação oferece infinitas possibilidades para criar modelos personalizados para praticamente qualquer documento.

Neste cenário, é possível economizar tempo, garantir precisão e reduzir erros dispendiosos. Visto que as companhias que automatizam os processos gastam até 70% menos de tempo em cada documento.

Por exemplo, se você gerencia uma equipe de vendas, pode-se automatizar tanto uma proposta de vendas, uma cotação, assim como um relatório para gerenciamento ou mesmo um contrato.

Ou seja, toda e qualquer empresa poderá entregar o dobro do número de propostas e/ ou cotações por representante de vendas a cada mês.

Assim como equipes de vendas, o setor jurídico também podem automatizar seus processos do dia-a-dia. A automação é ideal para escritórios de advocacia, em face de oferecer ferramentas para criar modelos inteligentes e bibliotecas de cláusulas e modelos.

Além do compartilhamento e reutilização de informações, todos os documentos são armazenados de forma totalmente centralizado, pesquisavel e baseado na web. Ou seja, os dados de contrato estão sempre ao alcance da equipe.

 

De modo geral, para empresas que automatizam seus processos somam-se ganhos como documentos consistentes e livres de erros, tempo de resposta mais rápidos e melhor foco nos negócios.

 

Para deixar mais claro os benefícios da automação, neste post explicamos cinco principais benefícios para você.

 

1 – Redução de erros

 

Sabemos que a criação manual de documentos geralmente leva a erros. Por isso, vale citar que a automatização elimina o elemento humano de processos propensos a erros.

 

Como por exemplo, a ação de inserir as informações de contato corretas ou selecionar a versão de documentos que devem ser incluídos e distribuídos adequadamente.

Em processos manuais, sempre há espaço para falhas quando trata-se de entrada de dados e vários tipos de comunicações provenientes de vários departamentos.

 

Sem citar erros de arquivamento e perda de documentos. Em resumo, essas incorreções podem ocorrer a qualquer momento, por motivos que não ser fáceis de isolar e eliminar.

No entanto, esses tipos de erros não são possíveis quando a automação de documentos é implementada.

Ou seja, com uma solução em automação, você pode ficar tranquilo sabendo que os processos de criação e gestão de documentos são seguidos de maneira precisa e consistente e que as informações são coletadas e validadas corretamente.


2 –  Maior produtividade


A automação é uma tendência no mundo dos negócios atualmente. Você pode estar se perguntando o que exatamente torna essas novas tecnologias tão exclusivas em relação aos métodos manuais tão comuns?

 

Neste ponto, pode se citar como outro fator bastante benéfico para as empresas a questão da produtividade.

Portanto, se não fossem as frustrações que tantas empresas experimentam com erros e atrasos manuais, talvez essas novas tecnologias nunca tivessem se mostrado tão promissoras.

Por isso, à medida que você opta pela automação, além de resolver problemas recorrentes, sua empresa amplia a produtividade.

 

Mudança que refletirá diretamente no seu potencial de crescimento e oportuniza à sua empresa uma incrível vantagem competitiva.

 

3 – Conformidade

 

A automação é um componente indispensável para monitorar a conformidade, visto que oferece um maior senso de controle e transparência em todo o processo.

 

A clareza, por exemplo, em todos os estágios relativos ao desenvolvimento de seus contratos permite decisões baseadas em informações sólidas e facilitam o fechamento das negociações.

 

Você saberá exatamente quando e onde estão surgindo os problemas e quaisquer dados necessários para resolvê-los estarão ao seu alcance para resolvê-los.

Ao mesmo tempo que maximiza a eficiência, dimensiona as operações. Isso é perfeitamente viável, em função de que todos os tomadores de decisão verão as informações relevantes para seus departamentos.

 

Ademais, a digitalização das aprovações e todos os formulários necessários reduz a manutenção do processo para alguns cliques.

4 – Aprimora a colaboração

 

O engajamento é outro benefício importante da automação. Com a velocidade e a visibilidade de um sistema de armazenamento digital, todas as partes envolvidas na captura e aprovação de documentos podem ter acesso simultâneo aos arquivos necessários.

Essa acessibilidade permite colaboração em tempo real e eficiência simplificada ao compartilhar documentos.

 

Neste ponto, quando se aprimora a colaboração, também se reduz o risco de erros, porque todos terão as ferramentas para confirmar detalhes, compartilhar esclarecimentos e refutar imprecisões.

Por fim, vale destacar que automatizar é capacitar as equipes para o crescimento e produtividade ao invés de sobrecarregá-los.

 

5 – Redução de custos

 

Uma importante economia de custo pode ser obtida, à medida que as equipes sobrecarregadas de trabalho podem se concentrar em outras funções mais estratégicas.

 

A mudança de um sistema manual para um sistema automatizado também reduzirá o custo em treinamentos e trabalhos repetitivos.

 

Você também poderá manter o número de funcionários, diminuindo a necessidade de contratações adicionais à medida que o número de tarefas aumenta.

 

Enfim, todos os benefícios mencionados até aqui ajudam a fortalecer seus relacionamentos com os clientes e aprimorar a produtividade o que permitirá também oferecer serviços de taxas fixas com melhores margens de lucro.

Conclusão

As empresas que conseguem alcançar a excelência operacional têm uma boa chance de gerar mais receita, gerenciar seus negócios e aumentar seus lucros.

 

Se a sua empresa está crescendo e ainda cria documentos e contratos manualmente  o aumento na responsabilidade pode ser um fator de estresse para seu departamento jurídico, de vendas ou Recursos Humanos – RH.

 

Para muitas companhias, são os processos manuais que as impedem de atingir suas suas metas de expansão. Por ora sabemos que toda dinâmica do sucesso está fortemente atrelado ao modo como uma determinada empresa lida com mudanças e inovação.

Por fim, vale destacar que a automação de documentos elimina gargalos e restrições nos processos manuais internos para que as empresas possam acelerar o crescimento e alcançar o seu pleno potencial.

Autor

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