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automatizar os processos

Como automatizar os processos dentro da sua empresa

A ideia de automatizar os processos da empresa vai ao encontro do aumento da produtividade. Ninguém em sã consciência mantém uma empresa funcionando com o uso do papel carbono em pleno 2018, não é mesmo?

Apesar de ser útil em alguns procedimentos, o papel carbono ficou para trás assim como a ideia de que basta ter uma fanpage no Facebook para mostrar seus produtos e serviços para seus clientes. Hoje em dia está claro que a criação de um site é fundamental para transmitir a confiança e o profissionalismo do seu negócio.

Para seguir com a automatização dos procedimentos da sua empresa, se faz necessário um planejamento estratégico e a utilização de algumas ferramentas sobre as quais falaremos neste texto.

 

Automatizar os processos empresariais – O que é isso?

 

Quando se diz “automatizar os processos da sua empresa”, a ideia é criar uma rotina para verificar e otimizar a maneira de fazê-los, melhorar o procedimentos, racionalizar, tornar os processos mais performáticos.

E em processos, incluímos todas as atividades internas da empresa. Desde a rotina de trabalho dos colaboradores até a captação de clientes e a negociação com eles.

 

Processos que podem ser automatizados

 

Aqui não existem restrições pois todos, absolutamente todos os processos, devem passar por uma avaliação para proposição de melhorias:

  • a rotina de trabalho individual dos funcionários
  • a rotina de cada setor da empresa
  • a forma de captar clientes
  • a maneira de fechar vendas
  • a preparação da matéria-prima
  • a fabricação dos produtos
  • o envio destes produtos
  • a contabilidade da empresa
  • a forma de verificar os indicadores de desempenho

Tudo! Tudo pode ser avaliado e possivelmente melhorado. Todos estes processos podem ser otimizados visando uma melhoria da forma de caminhar da empresa, um aumento da eficiência e uma maior integração entre cada um dos processos internos.

Dito isso, e conforme prometemos inicialmente, seguem nossas dicas para automatizar os processos dentro da sua empresa:

 

Automatize as pequenas coisas

 

Caso esteja dando seus primeiros passos na automatização de processos da sua empresa, prefira começar pelos processos mais simples, repetitivos e demorados.

Como exemplo, podemos citar o acondicionamento dos produtos para envio. Se você faz isso manualmente, talvez seja interessante gastar um pouco de energia pesquisando formas de automatizar este empacotamento.

A aquisição de uma máquina que consiga realizar tal tarefa pode ser uma solução que te permitirá, além da maior produtividade, alocar a mão de obra deste setor em outros gargalos da sua empresa.

O controle financeiro pode ser um segundo exemplo. Se você ainda utiliza dezenas de planilhas em Excel para gerenciar as contas da sua empresa, talvez seja interessante avaliar a possibilidade de contratar um software de gestão financeira online que possa reunir todas estas planilhas numa só ferramenta disponível pela Internet.

Além da produtividade, este tipo de mudança pode significar uma economia com mão de obra no setor financeiro.

A aquisição de clientes pode ser otimizada com a produção de conteúdo ou ainda com a gestão das redes sociais da empresa. É claro que é preciso avaliar seu nicho pois cada setor possui suas peculiaridades. Contudo, a aquisição de clientes pela internet é praticamente uma constante entre os diferentes setores da economia. Mantendo um blog ativo e uma movimentação consistente nas redes sociais, certamente a forma de conseguir novos clientes será mais eficiente e lucrativa.

 

Avalie sua forma de executar as atividades

 

Independente da maturidade da sua empresa, avalie a maneira que sua empresa trabalha. Evite deixar de fora atividades por pensar que já são feitas da melhor forma possível pois este é o caminho para equívocos enormes. Avalie os pontos críticos da empresa mas também aqueles que já foram otimizados.

Faça uma lista e pense em cada um dos itens e, de preferência, em conjunto com outras mentes de confiança. Tornar seus processos mais eficientes demanda tempo e esforço humano. Cada processo deve passar por uma avaliação criteriosa para identificar possíveis melhorias e achar que um processo já está bom não ajuda em nada!

 

Não tenha medo de mudar

 

Sempre que decidir automatizar os processos você terá que lidar com mudanças de todos os níveis. Inevitavelmente você precisará de paciência para lidar com o tempo de adaptação dos funcionários envolvidos nesta automatização. Além da simples mudança na rotina, é preciso entender que a adaptação dos funcionários vem com o tempo e somente então poderá ser comprovada a melhoria nos processos.

A equipe de mudança deve realizar treinamentos e manter toda a empresa ciente das alterações dos processos. Isso alinha as expectativas e evita desentendimentos entre as diferentes áreas envolvidas na mudança. Em outras palavras, isso diminui o medo das mudanças!

 

Mantenha sempre, inclusive na automatização dos processos, o foco no cliente

 

Sua empresa só existe se ela conseguir entregar valor para o cliente. Se ela não for útil para o cliente, certamente terá os dias contados.

Automatizar os processos da sua empresa só fará sentido se eles conseguirem ser melhores também para o cliente, seja pela melhoria do produto final ou seja pela redução do prazo de entrega.

Áreas que podem impactar diretamente o cliente são:

  • facilidade no preenchimento de formulários
  • facilidade na hora de reportar problemas
  • agilidade na resolução destes problemas
  • incremento na eficiência da comunicação da empresa, etc.

Além de reduzir o consumo de recursos, estes são alguns exemplos de setores que podem ser responsáveis pelo aumento do engajamento dos clientes com sua marca.

“Calma!”

A automatização de processos precisa ser uma rotina e, por isso, pode ser feita com caráter contínuo e talvez até progressivo. É nítido que não se faz necessário implementar todas as melhorias já na primeira semana.

O que importa é criar a rotina de automatização, é verificar, de maneira ininterrupta, os processos dentro da sua empresa e levar em consideração que tudo tem o seu tempo.

 

Conclusão

 

Na automatização dos processos dentro da sua empresa:

  • comece automatizando as pequenas tarefas
  • avalie sempre a forma de fazer
  • não se assuste com a ideia de mudar
  • mantenha o foco no cliente e a calma na mente!

Seguindo estas dicas, não tem erro! Você automatiza tarefas, otimiza processos de toda a empresa, descobre maneiras melhores de conseguir resultados mais satisfatórios e mantém a saúde da sua empresa perfeita como tudo deve ser.

Pense bem sobre estas dicas e, se precisar automatizar o marketing da sua empresa, fale com a Agência Sete Clave. Se precisar automatizar a gestão financeira da sua empresa, conheça o Gestão Click.

Autor:

Agência Sete Clave

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