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8 benefícios de um Software para Gestão de Contratos

8 benefícios de um Software para Gestão de Contratos

Essencial para o funcionamento de um negócio, a gestão de contratos pode ser automatizada e aprimorada com o uso de um sistema digital.

Por que automatizar a gestão de contratos

Em primeiro lugar, substituir o trabalho manual por um software significa economia de tempo, recursos e otimização dos resultados. 

E quando se trata de gerenciar documentos, o sistema de gestão de contratos oferece uma solução abrangente que resolve questões pontuais como criação, revisão, negociação e assinatura digital. 

Além disso, os sistemas mais avançados, além de automatizar tarefas, ajudam a prever riscos e melhorar a eficiência geral de todo o processo de contratação. 

Todos os recursos citados acima ajudam a criar um processo, de ponta a ponta, que oferecem maior controle sobre esse processo. Ou seja, você sabe o que está acontecendo em cada etapa do ciclo de vida de um contrato.

Para que você entenda um pouco melhor essas vantagens, listamos oito benefícios oferecidos por esse sistema. 

 

  1. Tempo de aprovação e fechamento de negócios reduzido

A gestão automatizada de contratos permite com que acordos sejam fechados quase que instantaneamente após uma negociação. 

Dessa forma, o fluxo de negócios torna-se mais dinâmico e eficiente, porque o encurtamento do tempo anula problemas e imprevistos que poderiam surgir durante o processo longo e burocrático da gestão manual, e que colocariam o fechamento do acordo em risco. 

 

  1. Segurança de dados e autenticação  

O sistema de gestão digital também torna o contrato mais seguro: a adoção da autenticação digital por assinatura eletrônica é confiável e mais prática que a assinatura tradicional. 

Ademais, a concentração de dados do contrato em um único repositório digital elimina os erros e inconformidades que surgem no processo manual. 

Portanto, as informações contratuais se apresentam sempre atualizadas e completas para quem estiver envolvido no acordo ou ter acesso a ele.

                                           

  1. Concentração de foco e energia para os negócios 

 Com a automatização dos processos de gestão dos contratos, quase toda energia da empresa pode ser concentrada para alcançar novos clientes e aumentar a taxa de fechamento de negócios. 

Ou seja, o foco da equipe e dos funcionários passa a ser nas vendas, transações e ampliação da organização e suas receitas.

 

  1. Histórico contratual e inteligência de comércio 

 A utilização do software de gestão contratual permite com que seja feito uma análise de cada contrato e que informações antigas sejam acessadas. 

Assim, empresas conseguem analisar e comparar negócios feitos no passado e traçar novas estratégias e modelos de negócio para o presente e futuro a partir desses dados. 

 

  1. Maior controle e revisão

O acesso fácil ao contrato digital permite com que ele esteja sendo constantemente revisado e que toda alteração feita no mesmo seja instantaneamente reconhecida. 

Assim, cláusulas e termos importantes ficam em evidência e as obrigações de cada parte sempre claras. 

 

  1. Respeito e controle dos prazos                    

Com a utilização de um software de gestão de contratos, dificilmente haverá a perda de prazos de expiração e renovação. 

Através do uso de ferramentas avançadas é possível criar alertas que indicam quando marcos do contrato estão chegando, garantindo assim que todas as ações sejam tomadas com antecedência.         

 

  1. Duas partes envolvidas desde o início

O sistema permite que o contrato seja desenvolvido, formulado e discutido de forma colaborativa entre as duas partes envolvidas antes das assinaturas. 

Ou seja, essa ferramenta, garante que todos os interesses sejam colocados em debate e que no momento das assinaturas todos estejam cientes do que estão compactuando. 

 

Conclusão 

O software de gestão de contratos é uma solução para empresas e organizações que buscam otimizar o uso de seus recursos e alavancar seus resultados. 

Prático e eficiente, ele traz segurança para os envolvidos e simplifica um processo que é trabalhoso e lento quando feito de forma manual.      

Como pequena, média ou grande, todos estão em concorrência com muitas outras. Neste contexto, automatizar é uma forma de criar uma vantagem competitiva e valorosa para os negócios. 

E se você precisa ainda de mais motivos para utilizar um software de gestão de contratos, aqui está mais um bastante relevante: o uso de versões eletrônicas de contratos significa que sua empresa tem consciência ecológica e está não somente economizando tempo e dinheiro, mas também os recursos do planeta.  

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