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Como a gestão de processos pode auxiliar no crescimento de uma empresa

Como a gestão de processos pode auxiliar no crescimento de uma empresa

A gestão de processos é um tema recorrente no mundo do empreendedorismo. Mas você sabe exatamente como ela pode ajudar sua empresa?

Na verdade, a gestão de processos é algo que, inconscientemente, todo negócio já adota. Só que ela pode ser bem mais eficaz se bem planejada e executada de modo otimizado.

Entre os benefícios que esse tipo de ação traz está a redução de custos do negócio. Assim como a retenção de talentos, que ficam na empresa e ajudam-na a se desenvolver.

Neste artigo, apresentamos mais sobre a gestão processual e suas várias vantagens a um negócio. Continue lendo!

O que é gestão de processos?

Os processos de uma empresa nada mais são do que as atividades que, juntas, levam ao objetivo maior do negócio. Ou seja, são os processos para a entrega dos produtos ou serviços da companhia ao cliente, para o lucro do empreendimento.

Fazer a gestão de processos é lidar exatamente com todas essas atividades. Entendendo cada uma e organizando-as, é possível garantir uma melhor integração de todo o negócio.

Assim, há um aperfeiçoamento contínuo da empresa, e a tendência é que seus resultados se tornem consideravelmente melhores.

Vale dizer que a gestão de processos é indicada não apenas para negócios, mas também para instituições. A organização e planejamento adequado trazem resultados mais atraentes para todos.

9 etapas para implantar uma gestão de processos eficiente

Na hora de adotar a gestão de processos, é preciso realizar algumas etapas básicas de adaptação. São passos simples, e que podem variar conforme o tamanho do empreendimento e dos objetivos da gestão.

Mesmo assim, podemos citar as etapas mais comuns, que geralmente vão fazer parte do seu planejamento. Veja a seguir.

1. Diagnóstico da instituição

Antes de mudar a gestão para algo eficiente, é preciso entender o que já vem sendo feito. Por isso, o primeiro passo para estabelecer a gestão de processos é fazer o diagnóstico do negócio.

Para isso, será preciso avaliar as atividades realizadas, a divisão de tarefas e o número de novos negócios gerados. 

Também são informações importantes aspectos como o nível de satisfação dos clientes, rentabilidade do negócio e outros pontos. É preciso compreender os processos atuais por completo.

2. Mapeamento dos processos

Em associação a entender os processos, você vai mapeá-los. Ou seja, vai listar cada uma das atividades da empresa, realizada por todos os funcionários no dia, e vai montar um fluxo de trabalho.

O mapeamento dos processos vai permitir que você visualize de forma ampla e mais facilmente o que tem sido feito. Ao mesmo tempo, vai evitar que você deixe passar qualquer aspecto, pois sua lista de atividades será bastante detalhada.

3. Planejamento da gestão

Na etapa seguinte para gestão de processos, é preciso planejar o que virá. Então, com base no fluxo que você percebeu, será hora de definir novos modos de fazer.

A ideia aqui é estabelecer fluxos de trabalho mais eficazes e bem definidos. Cada colaborador deverá saber exatamente quais suas atividades e qual o melhor modo de realizá-las.

4. Modelagem dos fluxos

O planejamento da gestão vai permitir o desenho dos fluxos de trabalho. Essa é a modelagem do projeto, que vai facilitar o entendimento por todos.

5. Simulação da gestão

Antes de implementar os novos métodos, é importante testá-los. Além de entender se o planejado funciona, o empreendedor consegue, nessa etapa, verificar a respostas dos colaboradores à nova gestão. 

Os funcionários precisam mostrar facilidade de adaptação, pois assim será mais simples manter os resultados em alta, mesmo durante as adaptações.

O teste ainda permite perceber o que pode melhorar no planejamento antes de ele ser implementado completamente.

6. Execução dos processos

Logo que a gestão de processos for testada e aperfeiçoada, será hora de colocá-la definitivamente em prática. 

7. Monitoramento dos resultados

Não basta apenas implantar as novas ações. É preciso também acompanhar os seus resultados, o que os processos vão gerar ao negócio.

Inclusive considerando a facilidade de adaptação pelos colaboradores ao novo modo de trabalho.

8. Melhorias na gestão

A gestão de processos é algo mutável, que pode ser adaptada sempre que necessário. Por isso a etapa anterior, de monitoramento, é tão importante.

Com o monitoramento, será possível perceber o que não tem trazido resultados tão interessantes na nova gestão. Então, será hora de melhorar os processos, com novas mudanças no planejado.

9. Prepare a sua equipe

Na verdade, essa deve ser uma etapa realizada de forma simultânea à execução dos processos. Preparar a equipe da empresa para realizar as novas atividades, do modo planejado, vai facilitar muito os bons resultados previstos.

Também é interessante apresentar aos colaboradores o porquê das mudanças e que benefícios elas podem trazer. Se sentindo parte de um objetivo maior, os funcionários tendem a se dedicar mais ao trabalho.

Quais os benefícios da gestão de processos?

Agora que você já sabe como a gestão de processos é feita, deve estar se perguntando, afinal, sobre os benefícios da opção. 

Até porque, o tema deste texto é exatamente esse: como a gestão de processos pode auxiliar no crescimento de uma empresa. Então vamos lá?

Aumento da produtividade

Com os processos estabelecidos e bem desenhados, o trabalho dos colaboradores se torna mais eficaz. Afinal, eles sabem o que fazer, como e quando cada uma das tarefas deve ser realizada.

Redução de custos da empresa

Com o aumento da produtividade do negócio, a empresa também reduz seus custos. Primeiro porque “tempo é dinheiro”, então, se o tempo for melhor aproveitado, seus custos serão menores.

Ao mesmo tempo, essa pode ser uma oportunidade de diminuir o quadro necessário de funcionários. Ou ainda, de aplicar recursos em novas atividades, economizando e tendo resultados mais atraentes.

Melhora dos resultados do negócio

Claro que a gestão processual também oferece a possibilidade de melhorar a qualidade dos serviços e produtos oferecidos pela empresa. Se o que é oferecido ao cliente melhora, os resultados de vendas também pode ser mais interessante.

Retenção de talentos

Entendendo os processos e com facilidade em realizá-los, os profissionais tendem a ter maior prazer em trabalhar no negócio. Além disso, veem a oportunidade de crescer com a empresa, o que é sempre interessante a ele.

Correção de falhas nos processos

Sem um fluxo bem definido e o entendimento correto do negócio, pode ser difícil perceber falhas nas empresas. Mas com essas ações realizadas durante o planejamento da gestão, as correções necessárias podem ser feitas.

Na hora de adotar a gestão de processos no seu negócio, é interessante contar com a consultoria de uma empresa especialista no assunto. Isso pode tornar todo o passo a passo que apresentamos mais simples.

Mas claro, você também pode adotar a gestão de processos por conta própria ou com sua equipe interna. O importante é definir um planejamento detalhado e otimizado, pensado para ser o mais eficaz possível.

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