Como anda o gerenciamento de contratos em sua empresa? Você ainda escreve seus contratos a partir do zero, sem modelos pré-aprovados e está imprimindo cópias e cópias de contratos?
E quando você passa para a etapa da revisão, seus contratos vão e vem de um departamento para o outro. Ou – o que é ainda mais desolador – estão abandonados na mesa de algum colaborador?
Além disso, uma das suas preocupações mais constante é cumprir os prazos dado o tempo que sua equipe leva para aprovar um contrato?
Se essa breve descrição parece levemente com o cenário da gestão de contratos da sua organização, você deve estar, no mínimo, procurando uma solução que possa ajudá-lo a gerenciar seus contratos? Correto?
Então, se você está pensando em adotar um software de gestão de contratos, esse artigo é para você.
Mas se um você ainda nem sabia que existia um sistema de gerenciamento de documentos que cria, organiza e controla os contratos para você, sem dúvidas, essa também será uma grande descoberta para os seus negócios.
Sabemos que selecionar uma solução de gestão é uma tarefa difícil, visto que as diferentes opções de mercado oferecem recursos diferentes.
Portanto, se você tiver as informações certas, será mais fácil procurar a melhor solução para as suas necessidades.
Para ajudá-lo, selecionamos alguns itens que você deve considerar em sua solução de Gestão de Ciclo de Vida do Contrato – CLM. Confira!
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Fácil implantação e facilidade de uso
É muito importante que o software de gestão de contratos para sua empresa seja aquele que oferece a facilidade de implementação e uso para seus funcionários.
Adotar um novo software de gerenciamento em qualquer empresa é um evento de transformação, que exige a interação e treinamento de todos os usuários.
No entanto, se o software for intuitivo e fase de usar, após a adaptação e o treinamento inicial, os usuários poderão explorá-lo e utilizá-lo de forma rápida e eficaz.
2 – Recursos para a criação de documentos
O sistema precisa oferecer um processo fácil para uma importação única de diferentes modelos para a criação dos contratos. Ou seja, a fase de elaboração de contratos também deve ser totalmente automatizada de forma a minimizar erros de conformidade.
O ideal é que a solução permita a geração de contratos finais por meio da simples inserção de um banco de dados e biblioteca de modelos de contratos personalizados.
Além disso, o ideal é que os documentos possam ser enviados por e-mail do próprio sistema e disponibilizados para compartilhamento.
3 – Permissões e gerenciamento de acessos
A segurança dos contratos para qualquer empresa é muito importante. Logo, o software escolhido deve oferecer diferentes tipos de autenticação, permissões e gerenciamento de acessos.
O sistema pode abranger o controle de acesso baseado em funções de controle de acesso com base no usuário, departamentos e permissões de acesso para proteger as informações do documento.
4 – Pesquisa
Antes de contratar seu sistema CLM, verifique se a solução permite funções de pesquisa versáteis que abrangem o texto completo de documentos, dados e todas as informações relacionadas, para que você não perca nada importante.
Um bom software de gestão deve permitir, por exemplo, que você realize buscas em acordos, comentários, documentos associados, notas e histórico relacionados para um maior controle da sua gestão sobre pendências, renovações e etc.
Sem dúvidas, a possibilidade de pesquisa detalhada pelo conteúdo de um contrato, assim como a filtragem de resultados de pesquisa e a capacidade de estabelecer ligações entre contratos e outros documentos são indispensáveis para uma boa gestão.
5 – Fluxos de trabalho para aprovação e negociação
Se o sistema armazenar todos os históricos de aprovação como uma trilha de auditoria que possibilite análises e lembretes, será mais rápido e fácil obter a aprovação do contrato.
Igualmente, para acelerar o processo de negociação é importante o ajuste de tarefas para o acompanhamento do andamento das transações, lembretes e notificações de todos que participam do processo.
6 – Armazenamento em nuvem e assinaturas integradas
Um sistema CLM baseado em nuvem oferece muitas vantagens. Além da segurança dos dados, os dados dos contratos devem estar disponíveis e ser de fácil acesso para os que têm permissão de acessá-los e modifica-los, por exemplo.
Do mesmo modo, é importante que o sistema ofereça recursos próprios de assinatura digital para que a aprovação seja concluída no menor tempo possível, permitindo negociação e assinaturas em tempo real.
Por fim, se a solução adotada se integrar facilmente ao sistema de CRM já utilizado pela sua empresa, sua escolha ainda será mais vantajosa. E, claro, não se esqueça de comparar além das funcionalidades, o valor do software.
E lembre-se sempre que a melhor escolha será aquela que vai conquistá-lo por se encaixar nas suas necessidades e resolver seus problemas reais de gestão!
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