Como informatizar uma pequena empresa em 9 etapas

Como informatizar uma pequena empresa

Em 1997, o primeiro ano em que o Escritório do Censo dos EUA começou a fazer perguntas abrangentes sobre o uso de computadores e da internet, os dados indicaram que mais da metade – 51,6% – dos funcionários dos EUA usavam um computador no trabalho.

 

A partir desse primeiro marco, o uso de computadores e o acesso à internet cresceram de forma constante nos locais de trabalho, com cada vez mais empresas capitalizando os benefícios em eficiência, comunicação e organização possibilitados pela informatização.

 

Informatizar uma pequena empresa é um processo complexo e transformador, mas uma mudança que todas as PMEs devem considerar para competir em uma economia cada vez mais voltada para a transformação digital.

 

Como informatizar uma pequena empresa? Conheça as etapas:

 

Preparação

 

  1. Analise o funcionamento do escritório da sua pequenas empresas, prestando atenção especial ao seu sistema de armazenamento de documentos.

 

Anote todos os documentos importantes que você guarda no escritório, com que frequência esses documentos devem ser preparados ou referenciados e quanto tempo leva para criar, localizar ou usar os documentos sem um computador.

 

  1. Examine as comunicações no seu escritório. Identifique todas as comunicações entre funcionários, clientes e fornecedores, observando como essas trocas ocorrem e com que frequência elas ocorrem.

 

Identifique o quanto você usa atualmente os métodos de comunicação, como reuniões pessoais, telefonemas e correspondências, além de quanto tempo essas opções demoram e qual parte do orçamento elas consomem.

 

  1. Mapeie o fluxo de trabalho em seu escritório, incluindo o que cada funcionário é responsável e as dependências entre as tarefas. O trabalho de um funcionário, por exemplo, pode ser interrompido esperando que outro funcionário conclua uma tarefa demorada.

 

  1. Prepare um plano para analisar os custos e benefícios de informatizar uma pequena empresa. Inclua hardware, software e dispositivos de comunicação, como modems e cabos.

 

Se necessário, contrate um consultor para ajudá-lo a finalizar um plano. Liste quais tarefas se tornarão mais fáceis e rápidas com um computador e considere o efeito de agilizar essas tarefas em seu fluxo de trabalho geral.

 

Inclua um orçamento para os custos esperados de compra de equipamento e custos de pessoal para implementação e treinamento. Pese esses custos em relação aos benefícios potenciais de tornar sua pequena empresa mais eficiente.

 

Implementação

 

  1. Compre o equipamento especificado em seu plano.

 

  1. Instale o equipamento. Siga as especificações do fabricante para colocar seu equipamento em funcionamento ou contrate um serviço de TI terceirizado que posso ajudá-la nessas instalações.

 

Contrate os serviços necessários, como linhas telefônicas adicionais e serviço de internet.

 

  1. Implemente um sistema computadorizado de armazenamento de documentos, digitalizando seus documentos existentes para armazená-los digitalmente e criar novos documentos para suas necessidades futuras.

 

Documentos básicos como planilhas de contabilidade, formatos de faturas e bancos de dados de contatos são úteis para todos os tipos de pequenas empresas.

 

Crie um diretório ou sistema de pastas organizado para que você possa localizar, salvar e editar seus documentos facilmente.

 

  1. Crie uma estratégia de comunicação informatizada para o seu pequeno escritório. Concentre-se especialmente em áreas onde você pode economizar tempo e dinheiro, como evitar viagens de negócios ou economizar em correspondências.

 

Reúna informações de contato digitais – como endereços de e-mail – para todos os seus clientes e distribuidores importantes e crie contas para todos os seus funcionários.

 

O marketing é uma parte importante das comunicações corporativas, portanto, identifique as mensagens econômicas e as estratégias de e-mail que você pode usar para se comunicar melhor com seus clientes.

 

  1. Converse com todos os seus funcionários. Certifique-se de que eles têm a tecnologia de que precisam para realizar seu trabalho e sabem como usá-la.

 

Designe um funcionário ou contrate o serviço de uma empresa especializada para gerenciar a tecnologia da informação em seu escritório, especialmente para lidar com solução de problemas e treinamento para funcionários que precisam de ajuda extra.

 

Tornar o treinamento disponível é crucial para aumentar a produtividade e obter o máximo de seu investimento em tecnologia e inovação.

 

Dicas para informatizar uma pequena empresa

 

Embora  informatizar uma pequena empresa possa economizar tempo e dinheiro a longo prazo, a curva de aprendizado pode ser prejudicial no início.

 

Faça a troca durante um período calmo no seu fluxo de trabalho e certifique-se de que todos os funcionários estejam confortáveis ​​com o sistema para evitar problemas durante a implementação.


A mudança tecnológica requer uma força de trabalho qualificada. Invista em treinamento de funcionários e envolva-os com esquemas de incentivo que lhes permitam se beneficiar de aumentos na produtividade e rentabilidade do escritório.


Estabeleça regras de uso do computador com seus funcionários. Distribuir uma política da empresa sobre o uso de equipamentos da empresa, especificando que ela seja usada corretamente, legalmente e para motivos comerciais.

 

IMPORTANTE: não destrua nenhum documento comercial depois de fazer cópias digitais. Especialmente no caso de documentos legais, você pode precisar dos originais.

 

Outras dicas para ter atenção durante o processo de informatizar uma pequena empresa  são:

 

Compre, não construa

 

Você pode certamente informatizar uma pequena empresa por conta própria, mas terá que usar uma solução de software pronta e não a construir do zero.

Não aconselhamos que você comece a gerenciar um grupo de desenvolvedores e programadores para criar um sistema de gerenciamento de inventário personalizado para você. Não vale a pena o tempo, o custo e o estresse ao administrar os negócios ao mesmo tempo.

 

Trabalhe na nuvem

 

Sua melhor aposta para começar a informatizar uma pequena empresa é olhar para as muitas soluções de gerenciamento baseadas na web que estão por aí. Essa função faz parte do Enterprise Resource Planning (ERP).

Você não precisa implementar um pacote de ERP completo porque haverá algumas funções que você não precisa agora: finanças, RH, planejamento, etc. Isso pode não ser necessário para sua pequena empresa no momento. Mas sua empresa no futuro você pode precisar e já estará familiarizado com uma solução.

 

Sendo um software baseado em nuvem, você só precisa de um desktop/laptop/tablet, uma conexão com a internet e um navegador da web para usá-lo.

Não há software complicado para instalar ou implementar, as atualizações são enviadas de forma contínua e automática, seus dados ficam na nuvem para que possam ser acessados ​​de qualquer lugar, e o modelo de preço de assinatura de software baseado na web significa que os custos podem ser baixos sem licenças complicadas.

 

Experimente antes de comprar

 

Muitos pacotes de software de gerenciamento oferecem contas gratuitas ou de teste para tentar sem obrigações.

 

Veja qual se encaixa no fluxo de trabalho de negócios e operações de suas ferramentas familiares. Qual é o mais fácil de usar?

 

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