Como a documentação pode melhorar a comunicação na sua empresa

comunicação na sua empresa

A documentação é sem dúvida um dos meios mais efetivos de realizar a comunicação na sua empresa. Porém, muitas vezes ela é deixada de lado por não fazer parte da cultura e nem do processo, que prioriza o produto e serviço em si, ao invés de registrar todo o aprendizado para evitar o retrabalho na próxima.

 

Por isto, é importante que a documentação faça parte do dia a dia, do contrário, teremos sempre que reaprender ou repassar para alguém quando o mesmo processo se repetir.

 

Nos processos e desenvolvimento de software, problemas enfrentados de forma recorrente podem ser evitados com documentação. Porém, ela não precisa necessariamente de pessoas dedicadas e deve fazer parte das tarefas de quem está desenvolvendo ou adotando um novo processo.

 

Assim, outras pessoas posteriormente podem usufruir e não ter o retrabalho e enfrentar os mesmo problemas que outros enfrentaram anteriormente.

 

Atualmente, tanto para pequena ou grandes empresas, existem ferramentas para documentação de forma colaborativa e diversificada, em diferentes formatos. Entre eles podemos citar Wikis, FAQ’s, perguntas e respostas e documentos acessíveis.

 

A documentação de um projeto, empresa ou processo não precisa ser da forma tradicional de textos intermináveis e que na prática não funcionam, pois podem estar desatualizados e não refletir mais a realidade da empresa. Ela precisa de esforço constante para se manter orgânica e útil.

 

Há também a possibilidade de abrir sua documentação para a comunidade que usa serviços da sua empresa e produto para que de forma colaborativa ela seja atualizada, possibilitando engajamento e melhor efetividade das informações encontradas e, consequentemente, uma melhora na comunicação da sua empresa. Foi assim que a Wikipedia se tornou a maior enciclopédia do mundo.

 

Entre as melhores ferramentas para melhorar a comunicação na sua empresa, temos:

 

  1. Confluence

    Esta ferramenta da Atlassian possibilita colaboração na edição de documentos da empresa, com possibilidade de acesso por todos departamentos, atualização das edições e páginas em formatos de wiki

     

  2. Stack Overflow

    O mais desejado dos desenvolvedores, o Stack Overflow é uma plataforma de perguntas e respostas muito utilizada para resolver problemas no desenvolvimento de software, em que é possível encontrar publicamente respostas para praticamente todos os problemas de desenvolvimento de software. Atualmente, ele também possui uma opção para empresas internamente usá-la como ferramenta para documentar os problemas que acontecem e obter ajuda de quem poderá responder, possibilitando que seja achado posteriormente se outros possuírem as mesmas dúvidas. Resultado: melhor comunicação na sua empresa.

     

  3. Quora

    O Quora também é baseado em perguntas e respostas e lá você pode tirar dúvidas e responder a questões, com possibilidade de reconhecimento entre perguntas e respostas.

     

  4. Github

    Para quem usa o Github no desenvolvimento dos seus projetos para o controle de versão, é possível usar o Github Pages para criar websites de documentação para seus projetos, usando o Jekyll e permitindo edição de páginas de forma colaborativa e completa, possibilitando a colaboração entre os membros do projeto de forma fácil e efetiva. Temos como exemplo a documentação do Gitpay, uma plataforma de colaboração em projetos na forma de recompensas que usa este formato para que recém contribuidores do projetos possam facilmente entender como funciona e assim se integrar mais rapidamente a plataforma.

 

Como podemos ver, existem várias plataformas de documentação e formas de documentar seus projetos e processos. Os mais utilizados atualmente estão no formato de perguntas e respostas e wikis, que permitem de uma forma eficiente e prática que as soluções sejam compartilhadas e os problemas já enfrentados sejam encontrados por novos membros.

 

Alguns são públicos, permitindo que você possa realizar perguntas e consultar problemas já existentes em uma base de dados de toda comunidade que participa, porém, algumas delas permitem que você tenha uma versão para sua empresa, de forma que gere um engajamento e colaboração interna por parte dos integrantes da empresa.

 

Autor:

Alexandre Magno, 

Blog https://alexandremagno.net/

Postagens relacionadas

Veja também

Leave a Comment