5 dicas para cotar os fornecedores do seu evento

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Um dos passos fundamentais para qualquer evento que tenha um bom nível de organização e ações planejadas é buscar os fornecedores em eventos que possam agregar valor a tudo que precisa colocar em prática. O sucesso de um evento passa muito pela escolha certa dos fornecedores.

 

E nesse processo de escolha, realizar cotações e comparações é uma das etapas fundamentais. Então para te ajudar nessa tarefa, preparamos um conteúdo especial com 5 dicas para cotar os fornecedores em eventos, buscando escolher aqueles que melhor se adaptam a sua estratégia e necessidades. Confira:

 

1. Defina quais serviços são essenciais para realização dos seu evento

 

Durante a fase de planejamento, é fundamental que tenha definido quais são os serviços essenciais que precisa ter no grande dia para então buscar os fornecedores em eventos que possam suprir essa necessidade.

 

Crie um checklist com uma série de atividades que precisa realizar e relacione cada uma delas com o serviço necessário para colocar em prática essas ações. Essa definição prévia é importante para não ter surpresas no grande dia, tendo que conseguir novos fornecedores bem em cima da hora.

 

Tenha em mente que um evento precisa passar por um extenso processo de planejamento, com as etapas bem definidas e bem desenhadas para que consiga ter sucesso ao cotar os fornecedores em eventos e na captação dos parceiros certos que vão te ajudar também a atrair um público maior.

 

2. Pesquise e crie uma lista de possíveis fornecedores

 

Agora que já sabe quais os serviços essenciais precisa ter no dia do seu evento, é o momento de pesquisar a lista de fornecedores em eventos que pode suprir essas necessidades.

 

A seleção dessa lista será essencial para que possa dar um passo adiante, que é chegar na fase de solicitação das cotações. Mas antes disso, qual será a melhor forma de encontrar as melhores opções de fornecedores para eventos?

 

Canais de busca

 

Os mecanismos de busca são o primeiro caminho que precisa utilizar para encontrar opções de fornecedores focados em eventos. Afinal de contas, todas as empresas hoje em dia possuem a preocupação de manterem uma forte presença online para facilitar o trabalho de quem está precisando dos serviços.

 

Você também pode buscar por fornecedores de áreas específicas, com trabalhos em eventos baseados em ações mais detalhadas para determinada tarefa. Isso ajuda a ampliar o número de fornecedores que precisa fechar, mas em contrapartida pode conseguir maior segurança no cumprimento desse trabalho.

 

Eventos de sucesso

 

Nada melhor do que pesquisar eventos de sucesso para encontrar fornecedores em eventos que tenham feito um bom trabalho. Um feedback positivo de quem já fez a contratação anteriormente ajuda a entender, em termos de qualidade, qual se encaixa melhor nos seus objetivos principais.

 

É muito valioso entrar em contato com os organizadores desses eventos, seja da mesma área ou do mesmo nível que o seu. Uma indicação pode não só apontar para fornecedores de qualidade como ajuda a diminuir seu tempo de trabalho em pesquisa.

 

3. Informe com detalhes suas necessidades para ter uma cotação real

 

Uma grande dificuldade que surge ao longo da preparação de um evento é a alteração de valores quando o fornecedor não consegue compreender qual a sua real necessidade no primeiro momento, o que se tornar um grande empecilho no seu orçamento e planejamento.

 

Para evitar esse problema, é importante que na fase de cotação você já consiga especificar com detalhes tudo que realmente vai precisar nas principais fases, partindo desde o pré-evento. É importante que essa determinação esteja detalhada em um documento para que tenha maior segurança ao longo do processo de contratação.

 

Tenha atenção ao seu contrato

 

Outra grande dica para ter o máximo é fechar o contrato de prestação de serviços assim que as partes estiverem de acordo com as determinações feitas na cotação. Tire todas as dúvidas possíveis, isso passará uma segurança a mais antes de ter uma parceria definida.

 

Crie um checklist básico do que deve constar no contrato para não esquecer de nenhum ponto importante, como por exemplo:

 

  • Detalhamento das atividades;
  • Determinação de prazos;
  • Especificação de valores;
  • Regras de rescisão.

 

Esses pontos também podem indicar qual fornecedor em eventos consegue prestar um serviço mais ágil e de qualidade.

 

4. Solicite cotação para uma boa lista de fornecedores em eventos

 

Tenha um plano B. Essa é a melhor dica que pode ter ao tentar encontrar os melhores fornecedores em eventos para ter tudo pronto no seu grande dia. Diversos organizadores de eventos sofreram com contratempos no evento corporativo, por exemplo, porque acabaram ficando dependentes de um único fornecedor.

 

Não tenha medo de solicitar diversas cotações ao mesmo tempo, pois são com elas que você terá informações suficientes que podem dar indicativos de qual a melhor opção escolher naquele momento.

 

Quanto maior o leque de cotações de fornecedores em eventos conseguir, maiores as chances de acertar ao realizar a sua escolha.

 

Mantenha o cadastro dos fornecedores

 

O controle das ações que faz com cada um dos fornecedores é essencial, tanto para analisar os resultados conquistados ao fim do evento como para manter o máximo de informações possíveis já pensando nos seus próximos eventos.

 

Para colocar isso em prática, utilize um sistema de cadastro que facilite sua rotina e armazene todas as informações principais de cada fornecedor.

 

5. Compare os pontos positivos e negativos de cada cotação

 

Agora chegamos na última dica que você pode aplicar para ter na prática um evento de sucesso. E é nessa etapa que deve entender as diferenças de fornecedor para fornecedor e colocar numa balança os pontos negativos e positivos de cada um.

 

Aqui você precisa identificar o que melhor se encaixa no seu planejamento. Se houver o foco em tentar encaixar os valores disponibilizados no orçamento, a decisão estará ligada ao seu limite de gastos. Nesse caso, é importante analisar bem os preços e entender quem pode escolher colocando na balança a parte da qualidade também.

 

Gostou de saber mais sobre as 5 dicas para cotar fornecedores em eventos? Seguir cada uma delas será um passo importante na conquista de resultados positivos nessa fase fundamental. E para acompanhar mais conteúdos sobre o mercado de eventos, acesse o blog da mobLee, empresa especialista no desenvolvimento de tecnologias para eventos.

 

*Este artigo foi escrito pelo Jonatan Sousa, assistente de marketing da mobLee.

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