6 dicas para fazer um fluxo de caixa eficiente

Autor: Guilherme de Bortoli.

A gestão financeira definitivamente é um assunto que precisa ser levado com seriedade nas organizações. Para se ter uma ideia, um estudo do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) revelou que a cada 10 empresas que surgem no país, apenas 4 mantêm as atividades após 5 anos de existência. O motivo você já deve imaginar: sim, muitos empresários enfrentam problemas com as finanças do negócio.

Infelizmente, a gestão amadora ainda prevalece em muitas organizações brasileiras. Todo tipo de erro é cometido por aqui: desde a mistura entre o capital pessoal e o empresarial, até dificuldades com o pagamento de tributos. O resultado, na maioria dos casos, são as dívidas com bancos, isso sem falar em problemas relacionados à estabilidade financeira do negócio, que perde completamente a sustentabilidade.

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Como sair desse tipo de situação? Um bom começo é fazer uma gestão adequada do fluxo de caixa. A ferramenta é indispensável para quem deseja fazer o controle das finanças da empresa, afinal, com ela podemos ter acesso instantâneo a todas as entradas e saídas de recursos financeiros operacionais do negócio. É com informação que podemos desenvolver uma gestão mais estratégica, que leve em consideração o “mundo real”.

No post de hoje, trazemos algumas dicas importantes para que você faça uma gestão do fluxo de caixa eficiente. Confira!

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1. Classifique as despesas

 

O detalhamento dos fluxos de caixa é fundamental para que o gestor consiga controlar, de fato, as finanças da sua empresa. Afinal, ao olhar para as informações disponíveis, ele precisa ter acesso à origem de cada uma das movimentações, bem como sua destinação. Por isso, um dos primeiros passos para garantir o controle total dos fluxos de caixa do seu negócio é classificar todas as despesas relacionadas às atividades operacionais.

Podemos dividir todas as despesas em centros de custos, em um primeiro momento. Um exemplo são despesas com informática, ou despesas relacionadas aos materiais de escritório. Todos esses centros passarão uma visão global do que está sendo gasto. Depois, podemos criar descrições genéricas para “tipos de produtos”. Por fim, podemos colocar, despesa por despesa, tudo o que foi gasto em pormenores.

 

2. Classifique as receitas

 

Se a classificação de despesas é importante, é evidente que a classificação das receitas também o é. Afinal, devemos sempre fazer um comparativo entre entradas e saídas para chegarmos ao resultado operacional do negócio, isto é, todo o fruto do que conquistamos executando nossa atividade-fim. No caso das receitas, o cálculo é ainda mais importante, afinal, devemos acompanhar períodos sazonais de vendas (como datas comemorativas), entre outros.

Da mesma forma que as despesas, com as receitas também devemos fazer divisões até chegarmos em uma receita específica. É o caso de resultados com produtos de limpeza e itens alimentícios em um supermercado, por exemplo. Ao final, chegaremos ao centro da questão, ou seja, à receita propriamente dita — de preferência, com detalhamentos como data de realização, entre outros.

 

3. Faça o monitoramento periódico

 

Sim, fluxo de caixa eficiente é sinônimo de monitoramento constante. O ideal é que o gestor estipule uma data, normalmente dentro de um período mensal, para avaliar todos os seus resultados com a entrada e saída de produtos ou a prestação de serviços na empresa. Assim, poderá realizar uma série de ações, como as projeções, assunto que veremos um pouco mais à frente.

Acontece que precisamos chamar atenção para o fato de que, em alguns casos, o monitoramento mensal periódico não é o suficiente. Quando o gestor precisa tomar decisões, por exemplo, ele pode usar como base as informações de todo o fluxo de caixa, inclusive do mês que ainda não foi encerrado. Além disso, em casos de flutuações econômicas, um monitoramento mais intenso também é muito indicado.

 

4. Realize projeções para o negócio

 

Outro assunto que merece atenção são as projeções sobre o futuro da empresa, conforme já vimos no tópico anterior. Basicamente, o objetivo é estimar o fluxo de caixa para períodos seguintes, tomando como base os resultados já conquistados no passado. Com isso, podemos realizar compras de estoques mais efetivas, por exemplo, ou nos preparar para adquirir algum empréstimo e realizar investimentos na organização.

Acontece que é preciso tomar cuidado. Nem sempre as informações internas do negócio são o suficiente para realizarmos boas projeções. O ideal é conciliar a análise do fluxo de caixa com índices e indicadores econômicos realizados por instituições renomadas, como Sebrae, IBGE, dentre outros. Assim, você toma decisões com base no ambiente interno e externo ao negócio.

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5. Desenvolva uma cultura forte

 

Fluxo de caixa não é apenas uma ferramenta, mas um hábito. É preciso que todos estejam envolvidos em uma cultura pautada na prestação de contas, da alta cúpula organizacional até o caixa. Afinal, os profissionais fazem todos os registros que serão utilizados para a análise, e os gestores são aqueles que devem pegar todas as informações para tomar decisões.

Por isso, crie uma cultura forte, baseada em valores como a transparência, a honestidade, entre outros, tão caros em qualquer organização. Assim, você garante não só que o sistema funcione na teoria, mas também na prática.

 

6. Conte com o suporte da tecnologia

 

Por fim, nossa última dica é que o gestor conte com o suporte da tecnologia para realizar o controle dos fluxos de caixa. Afinal, assim você garante que as informações disponíveis na ferramenta sejam fidedignas e também que consiga realizar todas as tarefas burocráticas, como os registros de operações, sem muito esforço, garantindo mais tempo para aquilo que realmente importa, como o planejamento.

É muito importante procurar por um sistema que supra todas as suas necessidades nesse sentido. Além disso, o prestador do serviço deve estar sempre disponível, oferecendo o suporte necessário caso quaisquer problemas sejam apresentados durante a execução do sistema. Assim você garante o tudo o que precisa para realizar uma gestão de fluxo de caixa eficiente, e evita que o seu negócio engrosse ainda mais as estatísticas do IBGE mencionadas no início do texto.

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Texto escrito por Guilherme de Bortoli – CPO do Flua

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