Gestão da Qualidade: algo obscuro para muitas empresas

Muitas ferramentas são conhecidas por facilitar a gestão empresarial e são realmente úteis para a organização e o crescimento da empresa. Controles como o financeiro, administrativo e controle de vendas, por exemplo, estão bem estruturados como conceito de oportunidade na visão dos gestores. Porém, quando o assunto é gestão da qualidade, tanto a sua implantação, como o funcionamento dos processos são encarados como custo e dificuldade, quando deveriam ser vistos como investimento e oportunidade.

 

É como incentivo para que gestores abram os olhos sobre os benefícios da gestão da qualidade que publicamos este artigo, então, se você quer um sistema bem estruturado que envolve e melhora de todos os seus processos, continue a leitura!

 

Passo 1: Mapear e detalhar processos

 

O primeiro passo pode ser dividido em duas etapas: A identificação dos processos e sua priorização.

 

Mapear os processos e deixá-los documentados de maneira bem estruturada deve ser sua primeira atividade, pois definições como essa serão de extrema importância para criar as bases para a implantação de um sistema de gestão da qualidade.

 

A documentação é importante em vários sentidos, por exemplo, ela pode auxiliar na padronização de procedimentos que servirão de base para o desempenho de atividades pelas equipes. É válido destacar que os procedimentos, além de documentados, precisam ser de fácil acesso aos colaboradores, tornando o trabalho mais ágil e assertivo. Nesse sentido, um software para a gestão de documentos é bem-vindo, garantindo além da colaboração, maior segurança para a informação documentada da empresa, menos trabalho manual e maior organização.

 

Com os processos identificados e devidamente estruturados, você pode passar para a etapa da priorização. Principalmente em empresas que produzem em grande escala ou tem um mix de produtos muito extenso, a implantação do SGQ se torna mais complexa e, nesses casos, a priorização é ainda mais bem-vinda, pois possibilitam colocar à frente no planejamento os processos que causam maior impacto para o sucesso da organização.

 

Passo 2: Definir indicadores de desempenho

 

Caso você já tenha indicadores definidos, é importante revê-los, caso não tenha, precisará defini-los. Os indicadores medem o desempenho dos processos, assim você pode acompanhar constantemente os resultados colhidos e entender como eles interagem e influenciam entre si, dessa forma fica fácil tomar medidas para melhoria.

 

É preciso definir qual será a periodicidade do acompanhamento dos indicadores e as medidas que devem ser tomadas caso eles não estejam tendo o desempenho esperado. Uma forma eficiente de acompanhá-los e medi-los é com a utilização de um software automatizado que atue em sincronia com a criação de ocorrências e notificações aos devidos responsáveis. Assim, não só o acompanhamento dos indicadores fica mais preciso, como também a identificação e tratamento de problemas ou a possibilidade de melhorias fica muito mais fácil e ágil.

 

Passo 3: Manutenção e melhoria contínua

 

Um ponto muito importante e cada vez mais evidenciado na gestão da qualidade é a melhoria contínua. Um ciclo que não pode parar, principalmente à nível de processos, é a busca por melhorias, que podem ser identificadas a partir dos indicadores criados e ocorrências documentadas. A ISO 9001, norma que determina padrões para a gestão qualidade em todo o mundo, evidenciou a análise de risco em sua última versão, colocando o foco na prevenção do risco e adoção de medidas que evitam o retrabalho e o desperdício de recursos.

 

Implantando um novo modelo de gestão da qualidade

 

São as ações acima que darão início ao seu planejamento de implantação do sistema de gestão da qualidade, princípios que ajudarão na “preparação do terreno” para o processo de implantação como um todo. Como esse é um processo complexo e muitas vezes demorado, é interessante realizá-lo em partes. Por esse motivo, existem softwares que priorizam a contratação por módulos que auxiliam na organização a partir de cada etapa atravessada e das necessidades apresentadas.

 

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