5 principais setores que se beneficiam com um sistema de gestão de contratos

Gestão de contratos

Atualmente, existem soluções disponíveis para praticamente todas as funcionalidades de uma empresa, desde recursos humanos até gestão contábil. 

De certa forma, há muitas opções no mercado de SaaS para que todas as empresas encontrem a solução que precisam e que se encaixem em suas necessidades e orçamento.  

Apesar disso, algumas atividades ou setores internos ainda sentem-se desafiados todos os dias para cumprir operações básicas de negócios por falta de processos adequados e automação.

Um exemplo bastante visível do que citamos acima é o gerenciamento de contratos. Para muitas organizações, independente do tamanho ou setor, a gestão de contratos pode ser um dos aspectos mais críticos.

Por isso, cada vez mais as empresas estão buscando alternativas para simplificar e automatizar os processos de contratação. 

E como resposta estão encontrando soluções SaaS poderosas que além de automatizar as etapas de criação, assinatura e armazenamento, ajudam no gerenciamento de todo o ciclo de vida do contrato. 

Uma plataforma SaaS torna o método consideravelmente mais simples para todos os envolvidos, visto que se minimiza o tempo gasto no trabalho em tarefas administrativas.

Além disso, um software de gestão de contratos pode reduzir custos indiretos e aumentar a receita, visto que diminui o tempo de processamento de documentos e gera maior eficiência.

Portanto, aqui estão cinco setores que podem se beneficiar da tecnologia para gerenciar fluxos de trabalho e se tornarem mais proativos. 

 

1 – Empresas do setor de saúde

 

O mercado privado de assistência à saúde movimenta cerca de R$ 90 bilhões no Brasil e deve crescer ainda impulsionado pelo aumento da taxa de longevidade da população. 

Mas dada a concorrência vigente neste setor e as exigências de conformidade regulatória e diretrizes sobre privacidade e segurança, as organizações de saúde lutam para se manterem competitivas. 

Neste sentido, o software é um importante aliado de tomadores de decisão para hospitais, centros médicos e organizações que gerenciam planos de saúde, entre outras. 

 

Entre os benefícios para o setor de saúde destacam-se:

 

  • Requisitos de segurança para cumprir regulamentos de conformidade;
  • Transparência no gerenciamento de contratos;
  • Processos simplificados de Fluxo de Trabalho;
  • Gerenciamento de datas e marcos importantes do contrato;
  • Repositório seguro de acordos;
  • Pesquisa em todos os acordos e campos da base de dado;
  • Capacidade de antecipar e contornar possíveis gargalos à medida que um contrato avança ao longo de seu ciclo de vida, da criação à execução.

 

2 – Departamentos de Recursos Humanos

 

As equipes de recursos humanos precisam de uma geração eficiente de documentos para manterem o fluxo de contratação e treinamento em dia. 

Entretanto, os diferentes contratos de trabalho, mudanças na legislação, assim como nas próprias políticas internas das empresas podem oferecer um enorme potencial para erros. 

Não obstante, as equipes ficam cada vez mais sobrecarregadas ao lidarem diariamente com uma grande quantidade de trabalho administrativo ao mesmo tempo que precisam gerenciar pessoas.  

A implementação de um software de gestão de contratos em um setor de RH pode trazer inúmeras mudanças. Entre elas, destacam-se: 

 

  • Criação direta e integração de documentos e arquivos pessoais;
  • Documentos finais arquivados automaticamente no arquivo digital pessoal;
  • Tarefas administrativas simplificadas e estruturadas, o que evita processos manuais desnecessários; 
  • Transparência para tornar os processos mais eficientes;
  • Gerenciamento digital de contratos de trabalho, adições e alterações de contratos; 
  • Relatórios completos; 
  • Departamento sem papel com assinaturas eletrônicas;
  • Menos trabalho administrativo e mais foco nas funções estratégicas de treinamento e liderança. 

 

3 – Setor jurídico

 

Com a aplicabilidade cada vez maior de tecnologia para o setor jurídico, os profissionais de direito têm se reinventado. 

Em certo sentido, os profissionais do setor já compartilham da ideia de que as tarefas diárias precisam ser despachadas com rapidez e eficiência, mesmo que ainda exista muita burocracia para cumprir a maioria dos processos.  

Entretanto, um software de gestão de contratos pode resolver problemas como comunicação, gerenciamento de tempo e controle dos contratos, o que tem contribuído para tornar o setor mais eficiente. 

 

Dito isso, aqui estão alguns benefícios do sistema de gestão de contratos para o setor jurídico:

 

  • Ajuda a definir a propriedade e responsabilidades relacionadas a documentos e processos legais; 
  • Garante que a comunicação e a responsabilidade continuem sendo as principais prioridades;
  • Gerencia todo o ciclo de vida de um contrato; 
  • Ajuda os advogados sênior a delegar algumas responsabilidades e poderes de aprovação por meio de permissões personalizadas;
  • Reorganiza o departamento para obter mais eficiência durante períodos de crescimento.
  • Propicia uma gestão com menos erros, menos redundância e segurança de dados aprimorada.

 

4 – Escritórios de Contabilidade

 

A revisão e o gerenciamento de contratos podem ser uma pequena parte das muitas responsabilidades dos escritórios de contabilidade.

E gerenciar contratos pode ser um processo excepcionalmente demorado, principalmente  quando uma organização está focando no crescimento e na experiência de se tornar mais digital. 

Assim como para outras empresas, o sistema de gestão de contratos permite aos departamentos de contabilidade uma mudança significativa na forma como organiza e gerencia seus documentos.

 

Aqui estão alguns dos principais benefícios:   

 

  • Compartilhar contratos eletronicamente;
  • Controlar o acesso, observar o progresso e exigir a entrada de informações específicas;
  • Delegar responsabilidades de revisão de contratos;
  • Alterar a estratégia para compartilhar responsabilidades;
  • Capacidade de agir com rapidez e simplificar processos; 
  •  Abandonar o papel e as cópias impressas em favor dos registros digitais;
  • Aumentar a colaboração e compartilhar tarefas com facilidade;  
  • Acesso a um banco de de dados centralizado com acessibilidade personalizada, funcionalidade de pesquisa, auditoria e muito mais.

 

5 – Departamentos de vendas 

 

Vender mais rápido. Talvez esse seja o principal benefício de um sistema de gestão de contratos para as equipes de vendas. 

 

Em paralelo ao benefício citado acima, as equipes de vendas podem: 

 

  • Fechar os negócios mais rapidamente com menos revisão legal ou atrasos;
  • Gerar contratos rapidamente para novas oportunidades;
  • Eliminar processos de solicitação de contrato onerosos;
  • Agilizar aprovações entre outras partes interessadas;
  • Monitorar e gerenciar facilmente despesas e termos;
  • Obter propostas comerciais e previsões precisas de dados em tempo real;
  • Otimizar o gerenciamento de fornecedores. 

 

Vale notar que as vantagens, melhorias e mudanças citadas acima para cada setor não são exclusivas de cada um. 

Ou seja, os benefícios listados para o setor de RH também podem ser incorporados em um departamento de contabilidade e vice-versa. Contudo, procuramos especificar os desafios mais evidentes de cada área. 

Por fim, a migração de uma gestão manual para um sistema de automação inteligente pode ser inspiradora para toda e qualquer equipe.   

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Autor Convidado

Juridoc é uma plataforma de automação e gerenciamento de contratos e documentos que permite um processo eficiente, com redução de tempo e custos. O software simplifica todo o ciclo de vida do contrato, agiliza o fluxo de trabalho e aprimora a conformidade.

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