Como a gestão de empresas pode ser otimizada por chatbots?

chatbots

Quando o assunto é gestão de empresas, muitas técnicas e ferramentas vêm à nossa mente. Porém, talvez os chatbots não sejam uma delas, certo?

Apesar de ser relativamente nova, essa tecnologia vem crescendo muito no ambiente corporativo, principalmente devido à sua versatilidade. Sua vantagem mais conhecida é o auxílio à comunicação com os clientes. Disponibilidade 24h, automatização de respostas, estratégias de branding: os bots são grandes aliados na hora de ter boas conversas com o público.

Mas além dessa e outras funcionalidades, os chatbots também apresentam benefícios para a gestão empresarial, e é sobre isso que vamos falar neste post. Acompanhe!

A importância da organização da informação nas empresas

Uma empresa é uma fonte inesgotável de informações. Dessa forma, além de um setor e processos estabelecidos de comunicação, é muito importante drivar o mindset da organização para que o compartilhamento de informações seja claro e transparente.

Sejam informações transmitidas de lideranças para funcionários ou vice-versa, é necessário que esse fluxo exista de maneira organizada, para garantir que todas as pessoas tenham acessos aos dados fundamentais para a execução de seus papéis.

É principalmente nesse sentido que os chatbots podem atuar, pois podem trazer benefícios de agilidade e personalização para a comunicação com os funcionários. Saiba mais no tópico a seguir!

Afinal, como os chatbots ajudam na gestão de empresas?

Realizando coleta de dados

Um dos principais diferenciais dos chatbots, até mesmo quando pensamos no processo de transformação digital, é a digitalização e consequente armazenamento de dados de interação. Esses dados geram mais informação para feedbacks e insights de melhorias na empresa.

Além disso, é possível transformar o próprio bot em uma central de compartilhamento de informações. Imagine ter um FAQ sobre seus processos internos dentro do bot. Ou ainda informações objetivas como senha do wifi, mapa da empresa, banheiros, horários de rotina (limpeza, refeições, etc). Com essa ferramenta, novos funcionários conseguem tirar dúvidas de maneira rápida, otimizando tanto o tempo deles quanto de funcionários que teriam que treiná-los nessas questões.

O mesmo pode ser aplicado para a centralização de dados sobre projetos e conhecimentos específicos. Ter um canal oficial para consultar informações sobre treinamentos é algo que, além de ser benéfico para seus funcionários, pode posicionar a sua empresa como inovadora e referência em compartilhamento interno de conhecimentos.

Fazendo o gerenciamento de tarefas

Falando em treinamentos internos, que tal ter um chatbot que auxilia no agendamento de reunião e encontros do time? E um bot que automatiza o gerenciamento de tarefas de projetos?

Essa é uma das responsabilidades mais importantes — e cansativas — para lideranças de projetos. E os bots já podem ajudar a automatizar tarefas como a delegação e monitoramento de atividades, prazos e entregas. Além disso, todos esses dados podem ser imediatamente inseridos e/ou atualizados por meio do software de gestão da organização.

Integrando-se aos sistemas da empresa

Além das vantagens para projetos específicos, os chatbots têm um grande diferencial quando se trata de gestão empresarial: a sua capacidade de integração a sistemas já existentes na organização.

É possível integrá-los a sistemas legados, sistemas de CRM, ferramentas de gestão de tarefas e mais. Dessa forma, é possível acompanhar as rotinas operacionais das demandas e ainda, unindo à primeira vantagem de coleta de dados, ter insights de como melhorar as atividades dos times.

Com relação ao CRM especificamente, essa integração ajuda na qualificação da base de leads da empresa e dá mais agilidade ao processo de vendas. Chatbots são excelentes canais para substituir aqueles formulários extensos de geração de leads. Em uma conversa rápida e sutil, você consegue coletar dados de prospects com muito mais eficiência e oferecendo uma experiência mais agradável às pessoas. Integre isso ao seu sistema de CRM e veja seu processo de vendas voar!

Além disso, os bots ainda podem ser integrados a ferramentas de pesquisa de satisfação e de analytics para colherem feedbacks durante as conversas. Se ao final de cada interação seu funcionário deixar um feedback de como ela poderia ter sido melhor, em pouco tempo você terá uma quantidade significativa de dados para evoluir sua comunicação interna.

Essas são apenas algumas das vantagens que os chatbots podem trazer para os negócios, principalmente quando falamos em gestão e organização interna. Se você quer saber mais sobre o assunto, recomendo conhecer o blog da Take, que reúne diferentes conteúdos sobre a tecnologia. E se quiser bater um papo, fique à vontade para bater um papo com a gente também. 🙂

Autor

Ana Júlia Caires

Analista de Inbound da Take

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