Gestão Documental No Âmbito Acadêmico

As instituições de ensino de todo o país geram um volume imenso de documentos todos os meses. Imagine administrar arquivos de milhares de alunos e todas as interações de cada um deles ao longo dos anos de trajetória acadêmica? Além da responsabilidade que sempre existiu com a manutenção e organização desses documentos, a Portaria 1.224 de 18 de dezembro de 2013 do Ministério da Educação estabeleceu algumas normas fundamentais para as instituições.

Você já ouviu falar dessa Portaria? Sabe exatamente sobre o que ela trata e como as instituições podem se adequar a todas as obrigações previstas?

 

O que é a Portaria 1.224?

 

A Portaria 1.224 de 18 de dezembro de 2013 institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.

O Ministério de Estado da Educação (MEC), por meio dessa portaria, estabeleceu normas e procedimentos para realização dotratamentoarquivístico da documentação acadêmica. Isso vale para o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e para a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior.

Conheça alguns dos parágrafos e artigos da Portaria em questão que especificam bem o teordas normas que devem ser cumpridas:

  • 1º O Acervo Acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela constantes no ANEXO I, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações previstos na Tabela.
  • 2º Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação, prevista na Tabela do ANEXO I, seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente microfilmado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.

Art. 2º A IES deve manter permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda.

  • 2º O Acervo Acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão.

 

Saiba como se adequar

 

Ter praticidade e agilidade nas consultas é fundamental. Organizar os documentos de maneira eficaz, realizando a correta classificação dos mesmos, é o passo inicial para que as buscas futuras sejam feitas em menos tempo e com mais precisão. A digitalização dos documentos, com a devida indexação dos arquivos e a disponibilização em meio eletrônico para consulta web também ganham muito destaque.

Para evitar irregularidades administrativas e consequentes prejuízos dos efeitos da legislação civil e penal, as instituições de ensino devem ter cuidados especiaispara se organizar e cumprir os procedimentos estabelecidos. Gerir a documentação de milhares de alunos exige profissionais capacitados e qualificados, mas sem os devidos recursos tecnológicos e serviços adequados mesmo esses profissionais não conseguirão cumprir os objetivos esperados.

A microfilmagem prevista na Portaria também garante mais segurança e garantias à preservação do acervo acadêmico, visto que podem até mesmo substituir arquivos físicos de acordo com disposições que podem ser conhecidas com mais detalhes no texto completo da Portaria e demais Leis complementares.

 

Conheça um caso prático de sucesso

 

A Faculdade de Ciências Médicas de Minas Gerais (FCM-MG) é uma dessas instituições que precisou e segue se ajustando para atender aos requisitos exigidos pela Portaria. A FCM-MG possui como mantenedora a Fundação Educacional Lucas Machado (FELUMA), uma Instituição filantrópica fundada na década de 70, que tem como finalidade geral o desenvolvimento e a manutenção de atividades educacionais, saúde, assistência social e pesquisa no campo das ciências exatas, humanas e biológicas.

Com a experiência de mais de 26 anos de mercado, a Arquivar utilizou de todo o seu reconhecimento em gestão estratégica de documentação para trabalhar em conjunto com a FCM-MG. O Projeto de Gestão Documental implantado no âmbito acadêmico foi feito de acordo com as necessidadesmapeadas após análise dos departamentos envolvidos. Foram implementados softwares e serviços de digitalização e microfilmagem, permitindo o atendimento de todas as legislações vigentes para o segmento.

As soluções acadêmicas tiveram como característica principal agilizar os processos, reduzir a geração e armazenamento de documentos e facilitar o acesso às informações dos alunos. A implantação doArqScan no cadastro possibilitou aos atendentes a digitalizaçãodos documentos no ato da matrícula ou em todas as interações com aluno.

Com isso, as cópias passaram a ser devolvidas ou descartadas no ato da matrícula ou nas interações realizadas, as auditorias são executadas com documentos eletrônicos, reduzindo assim o tempo de execução e reduzindo drasticamente o tempo de pesquisa dos mesmos. Esses documentos são armazenados diretamente no ArqGED, garantindo acesso via web aos usuários cadastrados.

 

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