6 dicas para melhorar a gestão dos seus projetos corporativos

Analise de projetos

 

Quando os gestores das áreas de empresas ouvem “gerenciamento de projetos”, facilmente podem associar essa frase a “mais trabalho”. Mas eu vou dar uma dica importante que pode mudar a sua vida: o tempo gasto com a gestão dos seus projetos corporativos é o seu maior recurso e a garantia de melhoria de serviços aos seus clientes e funcionários.

E além disso, a gestão de projetos empresariais nem sempre significa trabalhar mais, significa trabalhar de maneira mais inteligente.

Isso pode significar entregar projetos no prazo ou simplificar o processo de revisão, reduzindo o tempo gasto e realizando o trabalho dentro do orçamento (e do prazo!).

Mesmo que você não implemente práticas específicas de gerenciamento de projetos, aplicar habilidades de gestão de projetos em sua empresa pode levar ao aumento da produtividade dos funcionários e à redução de custos. Por isso, separei 6 dicas para melhorar o gerenciamento de projetos na sua área e trazer ainda mais resultados para a sua empresa. Confira!

1. Planeje, planeje e planeje novamente

O planejamento é o coração da gestão de projetos. Para pequenas empresas, reservar um tempo para planejar projetos ajudará posteriormente nas suas metas, recursos e orçamento.

Pense nos objetivos reais do seu trabalho e o que será necessário para chegar nos resultados que pretende alcançar. Calma! Não apenas o que você prometeu ao cliente, mas o que realmente fará com que você e sua equipe atinjam o tão esperado sucesso.

Agora é a hora de planejar todos os detalhes. O maior inimigo de uma boa gestão é decidir qual caminho seguir e o melhor momento para fazer isso.

  • Quando chegar na conclusão dos projetos, você estará preparado para analisar as métricas que obteve?
  • A tarefa é realmente tão simples quanto parece, ou será preciso mais funcionários para entregar?
  • Você sabe se consegue realmente entregar todas as partes propostas no contrato?

 

Pergunte e responda essas perguntas de forma realista, busque por melhorias no planejamento da sua gestão de projetos e você estará no caminho criando as expectativas certas para os funcionários e clientes.

Conheça aqui 5 dicas matadoras para elaborar um bom planejamento de vendas.

2. Concentre-se na comunicação

Você pode planejar o quanto quiser, mas como vai compartilhar esses planos com os colaboradores da sua empresa? Os clientes podem esperar por atualizações de status em horários específicos, ao invés de enviar e-mails constantemente ou ligar solicitando notícias do andamento do trabalho?

Tudo isso é comunicação!

E é fundamental que ela esteja funcionando em todos os canais. Para isso, experimente as melhores formas de se comunicar com seus clientes e funcionários.

Às vezes “melhorar a comunicação” pode significar enviar um e-mail semanal ou fazer uma reunião todos os dias pela manhã para discutir o que está na lista de prioridades. Depois de encontrar uma estratégia de comunicação que funcione, integre-a ao processo de gestão de projetos.

3. Encontre as ferramentas certas de gerenciamento de projetos

Gerenciar projetos varia de acordo com o tamanho da empresa e as diferentes equipes que a compõem. No entanto, mais e mais sistemas para facilitar a gestão de projetos são tendências digitais.

É o caso da GestãoClick, um software de gestão empresarial online, que ajuda o gerenciamento da sua empresa a ficar muito mais simples, rápida e eficiente. Outro exemplo é a Clientar CRM, um sistema CRM que permite que você realize a gestão do seu time de vendas de forma simples e eficaz.

Felizmente, muitas soluções podem colaborar para a gestão de projetos do seu negócio, oferecendo testes gratuitos para que você possa ter uma ideia do que funciona para sua equipe.

4. Estabeleça metas ou objetivos firmes

Isso pode parecer simples, mas a palavra-chave aqui é “firme”.

Desde diminuir o tempo de espera do cliente até aumentar o CAC, defina números rígidos e cumpra-os.

Certifique-se de que seus colaboradores saibam exatamente o que estão buscando e o que fará de um projeto realmente “concluído”.

Confira: Como melhorar a gestão da equipe de vendas.

5. Prepare-se para o sucesso com pequenas vitórias

Ao definir essas metas e objetivos firmes, você vai evitar aquele velho erro de “prometer demais e não conseguir entregar”.

Pode parecer impossível saber qual parte de do projeto que consumirá todo o seu trimestre, semestre ou até mesmo ano. Afinal, é mais fácil fazer a gestão de um projeto quando você sabe o que deve ser feito nas próximas duas semanas, em comparação com tudo que precisa ser concluído em o no próximo mês.

Por isso, prepare-se para dividir o seu projeto em partes para facilitar o gerenciamento. É possível alcançar o sucesso com prazos realistas e possíveis obstáculos concluídos ao longo do caminho.

Além disso, planejar e gerenciar todo o projeto pode ser uma pequena vitória em si.

Leia também: 5 dicas para melhorar a gestão do tempo do vendedor.

6. Coloque as coisas no papel

Deixei uma das dicas mais importantes para o final porque, se você chegou aqui, provavelmente irá querer saber da dica de ouro, não é mesmo?

Cada conversa, cada insight, cada ideia, cada benchmark: anote! Se você decidir alterar a ordem das tarefas ou colocar um novo colaborador em alguma etapa importante, anote!

O acompanhamento de conversas verbais com um bloco de notas ou um e-mail com tópicos e resultados claros, pode fazer a diferença no resultado final.

Na verdade, você pode encorajar todos os seus colaboradores a organizar e escrever cada detalhe após as reuniões e compartilhar as anotações. Isso facilita o processo:

  • O que foi comunicado claramente?
  • O que foi ambíguo?
  • Quem se comunicou com o cliente por último e o que eles disseram?

Ao garantir que todos da sua equipe estão entendendo o que foi acordado e garantindo uma comunicação clara, você criará uma cultura de gestão de projetos e garantirá que todos estejam acompanhando corretamente seu trabalho.

Todas essas etapas o ajudarão a chegar ao fim de um projeto e não se perguntar: “Bem, quando isso aconteceu? Por que deu errado? Em qual etapa erramos?” Ou, na pior das hipóteses, confrontar um cliente insatisfeito, alegando que o trabalho não foi entregue como prometido. Você poderá rastrear suas anotações e mostrar se e por que as alterações foram feitas e porque obteve aquele resultado.

Espero que tenha gostado do nosso texto de hoje! Aproveite para ler também sobre 6 ferramentas em nuvem que todo empreendedor precisa conhecer.

*Este artigo foi escrito pela equipe da Clientar CRM, uma plataforma completa e intuitiva para fazer a gestão das vendas do seu time. Quer ler mais sobre vendas? Conheça o nosso blog!

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