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folha de pagamento

Qual a importância da folha de pagamento?

 

O correto preenchimento e parametrização da folha de pagamento são de suma importância, tanto para registros financeiros, como para registros contábeis. E ainda hoje, com a proximidade da nova forma ou nova era de informações ao Fisco, denominada eSocial, ficarão ainda mais evidenciados quais tributos possuem ou não, incidências tributárias.

A folha de pagamento como conhecemos, tem seu caráter contábil, fiscal, financeiro e operacional, e requer profundos conhecimentos, e técnica, para que seja manuseada, e nela se façam inputs, das informações relativas à vida laboral do empregado na empresa, em especial, repetimos, agora, com o advento de um novo documento, que agora será entregue aberto ao Governo Federal. Lembramos que a princípio não haverá uma Auditoria por parte do Governo avisando que não pode enviar determinado evento, ou que se esqueceu de outro evento. Esse paternalismo não ocorrerá. Portanto, fique atento as informações que presta ao Governo.

Sabemos das profundas mudanças, porém sabemos de fato o que informar na folha de pagamento, o que de fato teremos que informar no Evento S-1200 – Remuneração do Trabalhador vinculado ao regime Próprio Previdência Social?

Para que possamos compreender melhor, temos que saber o que de fato é remuneração e o que de fato é salário, eis que o evento S-1200 trata de Remuneração e temos que averiguar o que dispõe a tabela 3 do esocial que trata das Rubricas – algo semelhante do que ocorreu com o processo contábil, quando teve de ser elaborado um DE X PARA do seu plano de contas para o plano de contas referencial do Governo, até então mais conhecido pelos profissionais de DP.

Podemos citar outro exemplo: fazer DE X PARA no Homolognet – para quem já utilizou essa ferramenta sabe do que estamos dizendo. Não é o sistema que irá fazer esse ajuste; compete ao profissional habilitado e com conhecimentos múltiplos de legislação trabalhista, previdência, tributária para fazer esse acompanhamento, e ainda, em alguns casos, processos administrativos e/ou judiciais, em detrimento de eventos que foram caracterizados de natureza indenizatória, não sofrendo, portanto, tributações por parte da empresa.

Estamos, pois, diante de profundas mudanças! Vamos agora ver definição de salário e remuneração.

 

Salário

 

Em termos objetivos, podemos dizer que o salário é a recompensa devida e paga pelo empregador diretamente ao empregado pelo seu trabalho prestado. Logo, só pode ser considerado salário aquilo que é pago pelo empregador ao empregado como contraprestação pelo serviço prestado. Para Delgado (2005), salário é “o conjunto de parcelas contraprestativas pagas pelo empregador ao empregado em decorrência da relação de emprego”.

Corroborando com essa afirmação, Nascimento (2006) pontua que salário é “o conjunto de percepções econômicas devidas pelo empregador ao empregado, não só como contraprestação do trabalho, mas também pelos períodos em que estiver à disposição daquele aguardando ordens, pelos descansos remunerados, pelas interrupções do contrato de trabalho ou por força da lei”.

De acordo com o Art. 76 da CLT – Salário é a contraprestação mínima devida e paga diretamente pelo empregador a todo trabalhador, inclusive ao trabalhador rural, sem distinção de sexo, por dia normal de serviço, e capaz de satisfazer, em determinada época e região do País, as suas necessidades normais de alimentação, habitação, vestuário, higiene e transporte.

Pode-se dizer que o salário é o pagamento que empregador realiza ao empregado tendo em vista o contrato de trabalho, ou seja, é a contraprestação direta pela prestação do serviço. Todavia, não são considerados salários, as indenizações, ajuda de custo, que não excedam a 50% do valor do salário do empregado, os pagamentos de natureza previdenciária, a participação nos lucros e as gratificações pagas por mera liberalidade e sem habitualidade (TADEU, 2008).

 

Remuneração

 

A CLT no art. 457 preceitua que:

compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber”.

Não obstante, o salário variável deve preencher alguns requisitos para se transformar em remuneração, pois sua constituição depende desses elementos: Habitualidade; Periodicidade; Quantificação; Essencialidade; e Reciprocidade. Para melhor entendimento, segue abaixo a conceituação dos termos:

  • Habitualidade: entende-se por habitualidade o que é sucessivo ou contínuo, mesmo que intermitente.
  • Peridiocidade: a remuneração apresenta em período, podendo o mesmo variar, mas certo que pagos em data pré-fixada ou após a prestação de serviço. O salário não pode ser fixado em período superior a um mês. Já comissão, gratificação ou percentagem podem ser pagos num período superior a um mês. Art. 459 CLT.
  • Quantificação: é da natureza da relação de trabalho que ela seja onerosa, razão pela qual poderá ser o valor quantificado.
  • Essencialidade: é a remuneração objeto obrigatória na constituição do contrato individual de trabalho, pois não é permitido ser gratuito.
  • Reciprocidade: sendo o contrato de trabalho acordo entre as partes, os direitos e obrigações estão sujeitos a ambos.

Observa-se que, não é necessário ter todos estes elementos para que o salário variável possa se transformar em remuneração, o atendimento de parte dos requisitos já pode ser suficiente para a caracterização. Todavia, doutrinariamente verifica-se o atendimento de todos no direito do trabalho, principalmente em processos trabalhistas. Assim, o salário variável deve preencher pelo menos parte dos requisitos para se transformar e/ou ser considerado remuneração.

 

  1. Remuneração

 

Remuneração é o conjunto de retribuições recebidas habitualmente pelo empregado pela prestação de serviços, seja em dinheiro ou em utilidade, provenientes do empregador ou de terceiros, mas decorrentes do contrato de trabalho, de modo a satisfazer suas necessidades básicas e de sua família” (art. 457, CLT).

Para Lopes (2004) Remuneração é todo provento legal e habitualmente auferido pelo empregado em virtude do contrato de trabalho, se pago pelo empregador, seja pago por terceiro, mas decorrentes do contrato de trabalho. Pode-se dizer que a remuneração é composta pelo salário direto, o salário indireto e a remuneração variável onde melhor se situa a participação nos lucros ou resultados. A remuneração é o conjunto de retribuições recebidas pelo empregado pela prestação de serviços, de modo a complementar o seu salário.

Salário é sempre remuneração, mas remuneração nem sempre é salário. Isto porque existem também remunerações chamadas in natura, que são aquelas onde o empregado recebe bens ou serviços como parte da contrapartida de seu trabalho. O caseiro que reside nas dependências do empregador, por exemplo, tem uma parte de sua remuneração total que não é salário e sobre a qual não incidem encargos sociais. Assim, por exemplo, acontece quando se fornecem benefícios como seguro saúde, ticket de auxílio para refeições etc

Fonte: http://www.ambito-juridico.com.br/site/?n_link=revista_artigos_leitura&artigo_id=12011.%20Acesso

Portanto a folha de pagamento torna-se uma poderosa ferramenta para tomada de decisões da empresa, e se for analisada cuidadosamente, medidas corretivas podem ser adotadas para melhorias dos processos internos, e consequentemente redução de encargos, benefícios pagos direta ou indiretamente aos seus empregados. Mas afinal, qual o custo final de um empregado, e o que envolve este custo?

Vamos entender e analisar o que dispõe a INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 971, DE 13 DE NOVEMBRO DE 2009

Art. 47. A empresa e o equiparado, sem prejuízo do cumprimento de outras obrigações acessórias previstas na legislação previdenciária, estão obrigados a:

I – inscrever, no RGPS, os segurados empregados e os trabalhadores avulsos a seu serviço, observado o disposto no § 1º;

II – inscrever, quando pessoa jurídica, como contribuintes individuais no RGPS, a partir de 1º de abril de 2003, as pessoas físicas contratadas sem vínculo empregatício e os sócios cooperados, no caso de cooperativas de trabalho e de produção, se ainda não inscritos;

III – elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:

  1. a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;
  2. b) agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;
  3. c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de salário-maternidade;
  4. d) destacadas, as parcelas integrantes e as não-integrantes da remuneração e os descontos legais;
  5. e) indicado, o número de cotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso;

IV – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições sociais a cargo da empresa, as contribuições sociais previdenciárias descontadas dos segurados, as decorrentes de sub-rogação, as retenções e os totais recolhidos, observado o disposto nos §§ 5º, 6º e 8º e ressalvado o disposto no § 7º;

V – fornecer ao contribuinte individual que lhes presta serviços, comprovante do pagamento de remuneração, consignando a identificação completa da empresa, inclusive com o seu número no CNPJ, o número de inscrição do segurado no RGPS, o valor da remuneração paga, o desconto da contribuição efetuado e o compromisso de que a remuneração paga será informada na GFIP e a contribuição correspondente será recolhida;

Enfim como vimos na IN 971 trata de lançar ou transitar em folha de pagamento de forma destacada parcelas integrantes e não-integrantes da remuneração e os descontos legais.

Mas como fica no eSocial como informar, vejamos primeiramente os eventos contidos na tabela 3 do eSocial em alguns aspectos.

Vamos lá!…

Queremos começar destacando três eventos que mantém uma referência ao outro e como será informado ao eSocial. Em muitas empresas até há o processo, porém não há o tramite de transitar pela folha de pagamento: estamos falando do Banco de Horas. Vejamos o que temos na tabela 3.

9950 – Horas Extraordinárias Banco de Horas [ Quantidade em (número decimal com dois dígitos) de horas extraordinárias incorporadas ao banco de horas];

9951 – Horas Compensadas Banco de Horas [ Quantidade em (número decimal com dois dígitos) de horas compensadas ao banco de horas];

Compensação de banco de Horas – Sendo inferior a 06 meses não há necessidade de homologação junto a Categoria Sindical, e obvio que deverá transitar pela folha de pagamento todos os créditos e débitos relativos ao banco de horas conforme demonstrado código acima.

Nota deve ser lançado na Folha de Pagamento como sendo um Evento Informativo

Agora há que se observar do transitar na folha de pagamento como Evento Informativo, eis que até então conhecemos normalmente como Evento de Provento ou Desconto, a questão é como informar no recibo de pagamento, a empresa tem que se adequar ou lançamento a princípio a informação somente na folha de pagamento para que se cumpra o papel junto ao Governo Federal. E entregando mensalmente, um comprovante das horas realizadas e compensadas pelo empregado.

1004 – Horas extraordinárias – Indenização de banco de horas [Valor correspondente ao pagamento das horas extraordinárias, inicialmente destinadas para o banco de horas e que não foram compensadas]

Como vimos maior rigor no fechamento e apuração da  folha de pagamento.

Temos ainda dentro da tabela 3 outros eventos que na prática poucas empresas transitam pela folha de pagamento.

1407 – Auxilio Educação – Valor relativo a plano educacional, ou bolsa de estudo, que vise à educação básica de trabalhadores e seus dependentes e, desde que vinculada às atividades desenvolvidas pela empresa, à educação profissional e tecnológica de trabalhadores, nos termos da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, e:

1) não seja utilizado em substituição de parcela salarial;

2) o valor mensal do plano educacional ou bolsa de estudo, considerado individualmente, não ultrapasse 5% (cinco por cento) da remuneração do segurado a que se destina ou o valor correspondente a uma vez e meia o valor do limite mínimo mensal do salário de contribuição, o que for maior]

1405 – Assistência médica [Valor pago diretamente ao trabalhador a título de assistência médica ou odontológica, inclusive o reembolso de despesas com medicamentos, óculos, aparelhos ortopédicos, despesas médico- hospitalares e outras similares]

1410 – Auxílio – Locais de difícil acesso [Valor correspondente a transporte, habitação e alimentação fornecido ao trabalhador contratado para prestar serviço em localidade distante da sua residência, em canteiro de obras ou local que, por força da atividade, exija deslocamento e estada]

1602 – Ajuda de custo de transferência [Ajuda de custo em parcela única, em razão de transferência de local de trabalho].

 

No evento Ajuda de custo, ainda há certa confusão, e muitos acabam esquecendo qual a sua essência, e pagando mensalmente em folha de pagamento, o que pode acarretar prejuízos trabalhistas e previdenciários à empresa.

1801 – Alimentação [auxilio alimentação]

1805 – Moradia [Auxílio moradia]

1810 – Transporte [Auxilio Transporte]

Dos eventos acima relacionados todos estão mencionados como primeiro dígito sendo:

Verbas relacionadas aos proventos/rendimentos dos trabalhadores

Nota no evento acima que não estamos falando da parte relacionada a descontos e sim ao pagamento mesmo que a empresa efetua o crédito através de repasse por uma operadora para efeito de registros deve ser informando em folha de pagamento.

 

Com relação a parcela de descontos / bases temos os seguintes códigos

 

9216 Desconto de vale- transporte [Desconto do vale-transporte referente a participação do trabalhador no custo ou em virtude de concessão do benefício em valor maior]

9220 – Alimentação – desconto [Desconto referente a participação do trabalhador no custo ou em virtude de concessão do benefício em valor maior]

9910 – Seguros – Valor relativo a prêmio de seguro de vida em grupo pago a empresa de seguros como benefício do trabalhador

9911 – Assistência Médica – [Valor não relativo a vencimento ou desconto, relativo à assistência prestada por serviço médico ou odontológico, próprio da empresa ou por ela conveniado, como benefício ao trabalhador]

9989 – Outros valores informativos – [Outros valores informativos, que não sejam vencimentos nem descontos]

Já outro evento que causa um pouco de estranheza é o evento…

 

2902 – Vestuário e equipamentos [Valor correspondente a vestuários, equipamentos e outros acessórios fornecidos ao trabalhador e utilizados no local de trabalho para prestação dos respectivos serviços]

Nota-se que não é um evento de proventos, nem tampouco desconto e está inserido no segundo dígito sendo:

Prêmios, empréstimos, vestuários e equipamentos, reembolsos e insuficiência de saldo.

 

Eis que se há entendimento que devem transitar pela folha de pagamento os valores à título de Vestuários e Equipamentos como sendo eventos informativos; não sendo hoje habitual esse tipo de informação pelas empresas em seu sistema de folha de pagamento.

 

Como demonstramos acima, há uma enorme mudança na forma pela qual as informações são prestadas hoje – e há ainda a questão sobre a elaboração do DE X PARA, correlacionando o evento de sua folha de pagamento, com evento do governo acima mencionado.

 

Há ainda a questão da repercussão das verbas no cálculo do DSR / 13º / Férias e Aviso Prévio.

E, para finalizar a forma como serão informadas as verbas (rubricas) que compões as incidências, quer sejam Previdenciárias, de Imposto de Renda, ou FGTS, tendo acesso a todas as informações, questões estas que antes o Governo, por meio de nenhuma obrigação acessória, possuía.

 

Caso deseje acessar exemplo de como é a confecção de um DE X PARA, e questões de incidências e repercussões, você poderá baixar gratuitamente o modelo no seguinte link: https://goo.gl/zhmPKp

 

Nós do Grupo WSG / Portal HMarin, estamos à disposição para colaborar com a empresa no processo de mapeamento, diagnostico, implantação e validação do eSocial.

Autor:

Hamilton Marin

Nilton Gonçalves

Consultores

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