Planejamento de eventos: 5 ideias rápidas para ser mais produtivo

Planejamento de eventos

Fazer os próprios eventos é uma das estratégias indispensáveis nesse momento para as empresas. Afinal de contas, são vários os benefícios que um negócio pode ter ao realizar esse tipo de ação. Mas para realmente ter sucesso, o planejamento de eventos deve ser feito com muita qualidade.

 

Para quem não tem tanta experiência nesse tipo de organização, o que é importante levar em consideração para de fato ter o planejamento de eventos no formato ideal e ter sucesso com a sua execução? E como ser mais produtivo nessa fase que acontece antes do evento?

 

É isso que você vai entender agora com as 5 dicas valiosas e rápidas que separamos para te ajudar a ter o máximo de produtividade na fase de organização do seu evento. Confira:

1. Utilize as ferramentas digitais em seus eventos

 

No mercado atual, existem uma série de ferramentas digitais que foram criadas justamente para melhorar a produtividade dos seus usuários. E é devido a isso que elas se encaixam muito bem para o planejamento de eventos. É importante manter o foco e ser o mais produtivo possível.

 

Entre elas, podemos destacar duas que serão peças importantes na sua caminhada rumo à organização de um evento de sucesso:

Google Drive

 

Com a ferramenta do Google Drive, você consegue criar uma pasta única no ambiente em nuvem com todos os documentos relevantes para o planejamento do seu evento. Isso facilita também no acesso de outras pessoas que estão colaborando para o planejamento do evento.  Com essa ferramenta todo o acesso pode ser compartilhado.

Evernote

 

Menos conhecido que o Google Drive mas com um grande número de fãs, o Evernote pode ser usado como uma extensão das suas ideias e da sua memória. Com ele você pode colocar pastas específicas relacionadas às tarefas que precisa fazer. É possível também em cada uma delas, colocar anotações e outros arquivos ou páginas da web relevantes.

2. Use um sistema ERP completo

 

O planejamento de eventos envolve várias etapas de uma só vez, desde o momento da ideia do tema central até mesmo a chegada do grande dia com tudo pronto. E muitas vezes essas etapas se confundem com a própria estrutura de uma empresa.

 

É preciso controlar a parte financeira, com toda a gestão do orçamento previsto; é importante focar no setor de vendas, para conseguir o máximo de patrocinadores possíveis; também é fundamental ter uma área responsável por compras, para que consiga os melhores fornecedores.

 

Para que nada disso saia do controle, use um sistema ERP que permita fazer todo esse trabalho. Ou seja, para colocar em prática essa dica rápida, você pode utilizar o seu ERP para além do negócio, aplicando suas funcionalidades na gestão e planejamento do evento.

3. Faça o agendamento de reuniões e da sua rotina

 

Durante o planejamento de eventos, acabamos perdendo o alto nível de produtividade em meio a tantas tarefas que precisamos fazer no dia a dia. Para empresas que estão iniciando agora nesse tipo de ação, muitas vezes os profissionais precisam dar conta da sua rotina de trabalho normal e da organização do evento.

 

É por isso que fica fácil se perder entre essas funções. Mas para te ajudar, uma dica que pode aplicar rapidamente é o uso de programas de agendamento de reuniões e da sua rotina completa de atividades. Confira dois desses recursos que pode utilizar agora mesmo para te ajudar nesse caminho:

Calendly

 

Existem várias opções de aplicações que te ajudam a agendar reuniões. E acredite, você vai precisar delas. É importante deixar tudo planejado, desde as reuniões para definir as expectativas com um fornecedor ou até mesmo uma conversa para fechar com um novo patrocinador. Assim, o Calendly pode ser a melhor opção para você.

Trello

 

Além das suas reuniões, será importante criar uma sequência de trabalho para sua rotina. E para isso, o recomendado é o uso do Trello. Essa aplicação trabalha com cards representando cada atividade e colunas para mostrar em que estágio elas estão no momento.

4. Automatize o máximo de tarefas que conseguir

 

Ser mais produtivo no planejamento de eventos passa muito por automatizar o máximo de tarefas possíveis. Isso é um fato impactante, já que manter toda a rotina baseada com atividades manuais faz o nível de produtividade cair muito.

 

O IFTTT, por exemplo, é um sistema online para permitir que você crie fluxos de trabalho simples entre diversos aplicativos. Por exemplo: se algo acontecer no Gmail, como a confirmação de e-mail de um dos convidados para palestrar no evento, faça algo no Instagram, que no caso pode ser a publicação de uma arte de divulgação do palestrante.

 

Cada serviço registrado no IFTTT tem um conjunto predefinido de acionadores e ações. Por isso é fácil criar regras simples que rapidamente são executadas. Assim você não precisa preocupar em fazer tudo manualmente, mantendo tudo em perfeita harmonia.

5. Conheça bem o mercado

 

Estudar antes como os organizadores de eventos de sucesso colocam em prática suas ações de planejamento vai te ajudar a ter o máximo de produtividade possível. Nesse caso, a ideia é encarar de frente esse desafio e buscar referências da área, que possuem a parte do planejamento dentro do seu escopo contínuo de trabalho.

 

Certamente a troca de experiências será fundamental para que tenha segurança em tudo que fizer ao longo dessa fase. Entendendo os pontos positivos e negativos que cada ação desenvolvida traz para um evento, você já terá um bom caminho trilhado para alcançar os resultados que tanto espera.

 

Gostou de saber dessas 5 dicas rápidas para ser mais produtivo com o planejamento de eventos? Seguir cada uma delas vai te ajudar a ter um evento de muito sucesso! Mas se ainda precisa de ajuda nesse trabalho, confira o Manual do 1º Evento produzido pela mobLee, um material completo com tudo que você precisa saber para realizar seus eventos.

 

Autor

Jonatan Rodrigues, assistente de marketing da mobLee.

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