Como montar um plano de ação em condomínios

montar um plano de ação em condomínios

 

O trabalho de um síndico é intenso em qualquer época do ano. As obrigações nunca cessam e abarcam diversas áreas, desde a manutenção da piscina até a prestação de contas. Para conseguir atender a todas as demandas do condomínio, principalmente as de longo prazo, é necessário montar um plano de ação.

 

O planejamento e a organização são chaves para alcançar objetivos na vida de qualquer pessoa e isso inclui o síndico. Por meio do planejamento estratégico, o profissional traça metas para executar um projeto que proporcionará a melhora da administração e da vida em conjunto. Além de resolver problemas cotidianos, como o conserto de uma lâmpada, por exemplo, obras e reformas de maior custo e complexidade também precisam ser planejadas com antecedência.

 

Um exemplo prático é quando os moradores decidem eliminar o fator humano na entrada do condomínio e instalar uma portaria remota. Tomada essa decisão, o síndico deve procurar empresas para realizar o orçamento do sistema, apresentar aos condôminos e, se aprovado o projeto, planejar todo o processo de implantação dessa tecnologia. Qual será a fonte da verba? Quais serão os prazos para a conclusão de cada etapa?

 

A melhora da convivência e responsabilização de todos os moradores também pode ser trabalhada por meio de um plano de ação. Quando a inadimplência no condomínio torna-se frequente, o síndico pode buscar aconselhamento profissional, pesquisando formas de combater a prática, negociando dívidas ou realizando uma campanha de conscientização.

 

A falta do planejamento de metas pode causar atrasos nas etapas estabelecidas, abandono dos projetos no condomínio ou escassez de recursos. Por isso, antes de apresentar uma proposta aos moradores, deve-se refletir sobre todas as questões envolvidas.

 

Ter um plano de ação auxilia na rotina de trabalho do síndico e também a identificar as demandas mais importantes e urgentes, de modo a elencar prioridades. São quatro os passos a serem executados:

 

  • Avaliar a situação atual do condomínio: O síndico deve checar como estão as finanças e qual a previsão orçamentária, a estrutura física e a segurança do condomínio, assim como quais são as manutenções preventivas e obrigatórias. Outras possíveis carências devem receber atenção como, por exemplo, a qualidade da comunicação e o relacionamento com os moradores e funcionários do condomínio. Pode ser feita uma pesquisa para coletar críticas e sugestões de todas as pessoas interessadas na melhoria da vida em conjunto.

 

  • Definir metas e objetivos: Através da pesquisa, o síndico tomará conhecimento sobre as necessidades do condomínio. A partir disso, deve refletir sobre as possíveis alternativas para solucionar as preocupações da maioria dos consultados, apresentar suas ideias e planejar os passos a serem tomados para que o problema seja resolvido. Estabelecer um prazo para a conclusão do projeto também é essencial para facilitar sua conclusão.

 

  • Apresentar o projeto em assembleia para votação: O síndico deve marcar uma reunião em assembleia e convocar todos os moradores para votarem de acordo com sua opinião sobre o plano de ação. A votação e todo o plano de ação deve levar em consideração as normas estabelecidas na convenção e no regimento interno do condomínio. Assim que aprovado, o responsável pela administração do condomínio deve providenciar a execução do projeto.

 

  • Acompanhar a execução do projeto e otimizar resultados: Com prazos e atividades estipuladas para cada etapa, o plano de ação pode ser posto em prática. O síndico, com a ajuda dos moradores e funcionários, deve acompanhar seu desenvolvimento, analisar o cumprimento de metas e adequar o planejamento, caso necessário. Nessa etapa, a transparência é ainda mais importante, sendo essencial informar todos os interessados sobre o andamento do projeto.

 

A organização durante o processo de planejamento e execução de um projeto mostra o profissionalismo de um síndico e sua dedicação ao condomínio que administra. Por isso, seguir o passo-a-passo pode ser determinante não apenas para o sucesso do projeto, mas também para o da carreira de síndico profissional.

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