Quer reduzir os custos de Telefonia e TI da sua empresa? Veja 7 dicas

Reduzir custos de Telefonia e TI

Dentre os muitos custos operacionais, um dos maiores desafios das empresas é controlar os gastos de Telecom e TI. Eles consomem seu orçamento?

Isso acontece na maioria das empresas, pois a maioria não tem a experiência de gestão destes custos e muitas vezes a linguagem usada nestes setores dificulta o entendimento e o controle. Mas ainda assim é possível ter uma gestão mais atuante e implementar ações que reduzem seus custos de Telefonia e TI.

 

1 – Redução de custos de Telefonia mapeando funcionários e recursos

 

No dia a dia é comum investirmos em aparelhos fixos e móveis para o uso dos colaboradores, mas poucas empresas efetivamente acompanham este parque de equipamentos e algumas informações sobre eles e seus usuários:

  • Funcionário e os aparelhos associados a ele – caso não haja este controle, é essencial implementar um. Pode ser um controle em Excel ou um sistema – empresas como a NBS oferecem excelentes soluções integradas. O importante é ter um controle e que ele reflita a dinâmica de contratações e demissões – o AH da empresa seria o responsável por este controle.
  • Aparelhos associados e funcionários demitidos – muitas vezes o funcionário demitido fica em poder do celular corporativo ou demora para entrega-lo. Isso prejudica a visão da empresa sobre a necessidade de comprar novos telefones.
  • Aparelhos incompatíveis com o perfil do funcionário – temos o funcionário que recebe o celular corporativo e continua tendo acesso a um telefone corporativo fixo, o que não tem motivo prático no dia a dia. Em muitos casos, o funcionário tem um perfil onde um celular com aplicativos de comunicação instantânea seja mais produtivo do que permanecer usando o telefone fixo e consumindo um plano acima do necessário

Este mapeamento ajudará a empresa a racionalizar tanto o perfil de aparelhos quanto o uso deles e de seus planos, promovendo a redução de custos e também o uso inteligente dos recursos.

 

2 – Redução de custos de TI avaliando os recursos existentes

 

O parque de hardware e software de uma empresa comporta uma série de itens onde a velocidade de obsolescência é muito grande e custos adicionais pode decorrer disso.

Por este motivo, é fundamental inventariar os equipamentos e programas existentes.

  • Programas antigos e obsoletos tem gastos adicionais que não existem quando estão com suas versões atualizadas. Para muitos existe o pagamento de assinaturas. Uma boa forma de eliminar estes custos, que são recorrentes, é avaliar o encerramento do uso, migrando para aplicações existentes que sejam gratuitas ou até mesmo em sistemas que a empresa já possui, fazendo um desenvolvimento.
  • Hardware antigo e defasado consome mais energia que os modelos atuais e tem desempenho inferior, comprometendo a performance dos funcionários e muitas vezes gerando custos com horas extras. O investimento em versões modernas de hardware é saudável para manter a empresa em condições de competitividade no mercado, principalmente naqueles que hospedam sistemas B2B,

 

3 – Redução de custos de Telefonia negociando periodicamente com as operadoras

 

O mercado de telefonia está cada vez mais agressivo entre os players, que buscam sempre as melhores formas de conquistar e fidelizar clientes, especialmente os corporativos, com grandes quantidades de linhas e planos mais abrangentes para suportar as operações.

É o momento da empresa colocar o chapéu de cliente e lutar pelas melhores condições de cada operadora.

Os contratos são uma ótima forma de obter benefícios em troca da fidelidade, porém seus prazos e multas rescisórias devem ser muito bem avaliados, pois as vantagens financeiras, até com produtos melhores, surgem a todo instante e um contrato de longo prazo pode impedir este ganho.

Uma gestão de contratos presente pode avaliar a rentabilidade de cada contrato para a gestão de Telecom da empresa, incluindo regionalizar as operadoras no caso de empresas com filiais.

 

4 – Redução de custos de TI automatizando processos

 

A automatização de processos permite que robôs ligados aos sistemas executem tarefas programadas e em horários específicos, principalmente fora do expediente e em fins de semana, onde normalmente não há impacto no trabalho dos funcionários.

São mudanças simples para uma equipe de TI qualificada e de investimento baixo. E podem resultar na redução das horas extras do setor. E durante o expediente, os especialistas de TI podem avaliar temas prioritários como investimento em tecnologia.

 

5 – Redução de custos de Telefonia implementando uma cultura de uso

 

Um grande desafio na gestão de custos de Telefonia é a diversidade de culturas no uso, e amplificadas pelas necessidades específicas de cada área.

O custo de Telefonia em uma área de vendas tem uma importância na rentabilidade muito maior que no Financeiro da empresa. Mas isso não impede que cada área trabalhe de acordo com algumas boas práticas que beneficiam a empresa como um todo.

  • Concentrar as ligações internacionais em horários de baixo custo.
  • Bloquear aparelhos para ligações interestaduais e internacionais depois do expediente.
  • Permitir ligações interestaduais e internacionais para perfis de trabalho específicos.
  • Usar ao máximo os e-mails como meio de comunicação.
  • Reforçar o uso de recursos de tecnologia (aplicativos de mensagens, videoconferência) para substituir ligações e até visitas (a empresa economia também e muito neste item).

O recomendado é a divulgação de um plano enfatizando a importância destas medidas para a melhoria dos resultados de cada setor e da empresa como um todo.

 

6 – Redução de custos de TI terceirizando os serviços

 

A terceirização é uma grande aliada na redução e até eliminação de custos que não tem relação alguma com a necessidade da empresa.

  • Reduz o custo de pessoal que é maior que o pagamento de terceiros.
  • Melhora a performance pois são profissionais focados naquelas tarefas.
  • Libera a equipe para dedicar-se a outras questões mais estratégicas.

É importante sempre fazer um estudo comparativo antes de definir a terceirização em determinada atividade do ambiente de TI. Em algumas rotinas onde o capital intelectual faz sentido ser nativo, como a programação e os grupos de projetos.

Porém, em algumas atividades, como a manutenção e o monitoramento, as empresas especializadas podem trazer uma grande redução de custo e aumento de performance.

 

7 – Redução de custos de Telefonia e TI com uma consultoria

 

Redução de custos é foco de todas as empresas e aqui relatamos apenas algumas das muitas ações que podemos tomar no dia a dia para atingir esta meta.

Como podemos ver, é um trabalho que tende a ser grande, principalmente quando queremos envolver sistemas específicos para controlar ativos, dados e pagamentos, entre tantas outras informações.

Uma parceria de uma Consultoria em Telecom, como a NSB, com profissionais dedicados exclusivamente à gestão eficiência de Telefonia e TI, pode agregar conhecimento em alta qualidade para dar agilidade, foco e eficiência às ações e trazer resultados maiores e mais rápidos para a empresa.

 

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