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7 motivos para apostar em um software de atendimento ao cliente

7 motivos para apostar em um software de atendimento ao cliente

 

Trabalhar com um software de atendimento ao cliente ou software help desk transformará (para melhor!) a maneira como você se comunica com seus clientes.

Neste artigo, vamos compartilhar sete dos benefícios do software de atendimento ao cliente que certamente que farão ficar com vontade de contratar esse tipo de serviço.

Veja só.

1. É possível acompanhar todos os e-mails e solicitações do cliente

O software de atendimento ao cliente agiliza a maneira como sua empresa lida com todas as solicitações dos clientes.

Para cada solicitação é criado um ticket, ou seja, um número de referência exclusivo.

Ao atribuir um ticket exclusivo, você pode procurar rapidamente por uma solicitação para encontrar o histórico de comunicação anterior e quaisquer problemas pendentes.

Dessa forma, quando um cliente entra em contato com sua equipe de suporte, você pode encontrar facilmente o e-mail sem precisar informar “está perdido”.

 

2. Você pode automatizar, medir e relatar seus esforços de atendimento ao cliente

O que você faz quando seu CEO ou Diretor-Executivo solicita relatórios sobre o desempenho do seu departamento de atendimento ao cliente?

Abre uma planilha e começa a fazer contar e tirar estatísticas para poder apresentá-las?

Aqui é onde o software de atendimento ao cliente pode ajudá-lo. O sistema mantém tudo em um só lugar. Todos os problemas, consultas e sugestões dos seus clientes são organizados, categorizados, programados e bem gerenciados.

Com apenas um clique, você pode criar relatórios de atendimento fáceis de ler, mostrando as tendências e o desempenho de sua equipe, para que você possa identificar áreas de melhoria e ver o progresso de sua equipe.

 

3. É possível responder cada solicitação rapidamente com uma resposta automatizada com o software de atendimento ao cliente

Não é possível resolver todas as solicitações imediatamente, mas os clientes não costumam ter paciência para esperar.

O que eles esperam é que você os responda o mais rápido possível. Uma forma de fazer isso é informá-los de que você recebeu a solicitação e que agora está trabalhando para resolver o problema.

Com um software de atendimento ao cliente, você pode configurar e enviar uma resposta automatizada para cada solicitação recebida.

Uma resposta automatizada pode incluir o número de referência exclusivo, os horários de atendimento ao cliente e um link para suas perguntas frequentes ou sua base de conhecimento.

Na verdade, uma resposta automatizada pode até levar o cliente a resolver o problema por conta própria!

 

4. Você pode encaminhar solicitações de clientes para a pessoa certa na primeira vez, sempre

Quando você recebe um pedido que não sabe ao certo como lidar, o que você faz?

Você pode pedir ao cliente para entrar em contato com um departamento diferente ou pedir que ele espere na linha enquanto o transfere, mas isso significa que ele precisa repetir as mesmas informações novamente. Às vezes até várias vezes para várias pessoas diferentes!

Um software de atendimento ao cliente ajuda você a encaminhar uma solicitação para o local ou pessoa certa, com velocidade e precisão.

Quando você implementar o software, você pode configurá-lo para alocar os tipos de  solicitações para os membros da equipe que podem resolvê-lo imediatamente.

 

5. Economiza seu tempo e ajuda você a responder rapidamente aos clientes

Quando se trata de oferecer o melhor atendimento ao cliente, a velocidade é de grande importância. Como já dissemos, o cliente espera ser respondido rapidamente.

Um benefício do software de atendimento ao cliente é que você pode carregar e usar              por e-mail para ajudá-lo a economizar tempo e responder rapidamente.

Assim, em vez de digitar todos os termos e condições em cada e-mail, basta selecionar a resposta pré-escrita de seus modelos e inseri-la em seu e-mail. Simples!

É uma prática comum para os agentes de suporte ao cliente manter uma lista de modelos de email. No entanto, cada agente tem um tom de voz diferente.

Usando modelos de software de serviço ao cliente, você pode garantir que todas as respostas sejam bem escritas, informativas e usem o mesmo tom de voz, resultando em uma resposta rápida e de alta qualidade.

 

6. Todas as informações de suporte ao cliente mantidas em um só lugar

Ser “mantido em espera” pode ser uma das maiores frustrações dos seu clientes. Você, como consumidor, também não deve gostar de esperar, né?

Uma das razões pelas quais um cliente é mantido em espera é devido ao fato de que o agente de suporte ao cliente está procurando os detalhes daquele cliente perfil do cliente, histórico de comunicação anterior etc.

Isso leva tempo. E se você não tiver acesso a essas informações, acabará tendo que repetir diversas perguntas para o cliente, o que resultará em mais frustração.

O software de atendimento ao cliente acompanhará todas as suas interações com os clientes, para que você tenha uma visão detalhada do perfil do cliente sempre que ele ligar ou enviar um e-mail para você.

Isso significa que, se um de seus agentes de suporte estiver ausente em férias, outro substituto pode continuar lidando com quaisquer solicitações pendentes com facilidade, sem colocar o cliente em espera.

 

7. Permite oferecer suporte ao cliente 24/7

Pode ser um desafio estar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana para seus clientes, então, em vez de alocar recursos 24 horas por dia, você pode fornecer uma opção de autoatendimento que permita que seus clientes resolvam sozinhos seus problemas.

Com o software de atendimento ao cliente, você pode criar um centro de clientes, onde seus clientes podem efetuar login, visualizar seu histórico de solicitações, fazer perguntas e pesquisar uma base de conhecimento e uma biblioteca de perguntas frequentes sempre que quiserem.

Isso permite que seus clientes sintam que estão recebendo suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana e têm a possibilidade de resolver os problemas sozinhos. Um ganha-ganha!

Agora que você já sabe porque apostar em um software de atendimento ao cliente, saiba quais erros não pode cometer na sua área de suporte ao cliente clicando aqui.

 

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