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Escritório virtual: descubra o que é, como funciona e as vantagens de contratar um

Escritório virtual: descubra o que é, como funciona e as vantagens de contratar um

Escritório virtual: descubra o que é, como funciona e as vantagens de contratar um

Com as diversas transformações tecnológicas e profissionais, o futuro do trabalho também deve mudar, com tendências que surgem a cada dia, as empresas precisam conhecer e se adaptar a essas mudanças. 

 

O escritório virtual, por exemplo, já é uma realidade para muitas empresas e profissionais, sejam colaboradores ou autônomos. Essa é uma das principais tendências para o futuro do trabalho. Quer saber mais? Então confira neste post, o que é um um escritório virtual, como funciona, vantagens e desvantagens e como contratar um.

O que é um escritório virtual?

Um escritório virtual é um serviço de endereço comercial utilizado por empresas que desejam facilitar diversos processos, como:

  •  Atendimento telefônico, com opção de número exclusivo para a empresa
  • Recebimento de correspondências direcionadas a empresa, colaboradores e sócios

Além do mais, é possível ainda utilizar espaços de salas privativas ou estações de trabalho do coworking, que oferece esse tipo de serviço. Assim, o escritório virtual é um dos serviços oferecidos pelos coworkings. 

Como funciona o escritório virtual?

O escritório virtual oferece um endereço comercial e fiscal para empresas e profissionais. Ao utilizar esse serviço, é possível ainda ter acesso a diversos serviços necessários para a manutenção de uma empresa. 

 

Ao contratar o escritório virtual, é possível ter acesso a muitos serviços, como:

Profissionais qualificados 

Ao utilizar os escritórios virtuais, é possível contar com profissionais qualificados para atender as mais diversas demandas da sua empresa. Alguns dos profissionais que prestam serviços:

  • Recepcionista: pode atender às diversas demandas referente ao escritório virtual, como atender aos clientes, receber correspondências, entre outros serviços.
  • Telefonista: atender ligações e anotar recados.
  • Motoboy: fazer o serviço de entregar e receber documentos e demais encomendas referente ao contrato do escritório virtual. 
  • Operacional: o serviço de limpeza e manutenção das dependências do coworking também está incluso, garantindo espaços sempre limpos, organizados e seguros nos dias que precisar utilizar as dependências do coworking, seja pra trabalhar, ter reuniões, eventos ou cursos. 

 

Dessa forma, a empresa paga um valor mensal, considerado bem abaixo de ter toda uma estrutura própria, e tem acesso a diversos serviços de escritório, todos com qualidade e realizados pela equipe do coworking contratado. 

Vantagens de contratar um escritório virtual

O escritório virtual oferece diversas vantagens para as empresas e profissionais que desejam utilizar esse serviço, como: 

Endereço comercial e fiscal

O endereço comercial e fiscal é essencial para as empresas, porém, muitos negócios não têm uma sede física. Neste caso, o serviço de escritório virtual atende as necessidades de muitos empreendedores.

 

O endereço comercial também aumenta a credibilidade de uma empresa junto aos seus clientes, mercado e parceiros. 

Expansão dos negócios

O trabalho remoto é uma realidade que cresce a cada ano. Por isso, muitos empresários já não pensam mais em ter uma sede própria da empresa, optando pelos coworkings e escritório virtual para atender às diversas necessidades de um negócio. 

 

Assim, uma empresa pode expandir seus negócios, manter colaboradores em diversas partes do país e do mundo, ter todos os serviços necessários para um negócio e ainda economizar, já que o escritório virtual também custa bem menos que utilizar uma estrutura própria. 

Espaços apropriados para as diversas atividades de uma empresa

Ao utilizar esse serviço, é possível também utilizar os ambientes do coworking, conforme o contrato realizado. 

 

Ou seja, ao precisar de salas de reunião ou de treinamento, com esse serviço sua empresa pode ter acesso a esses ambientes, sem precisar se preocupar com muitos detalhes que envolvem a locação de uma sala ou prédio comercial próprio.

 

Cada serviço oferecido pelo escritório virtual pode variar conforme o coworking, porém, geralmente as salas de reunião e treinamento precisam de agendamento prévio para utilização. Já os serviços de documentos possuem opções de entrega ao cliente, digitalização e retirada. 

Redução de custos

A redução de custos é necessária para a maioria das empresas. Por isso, o escritório virtual é uma boa opção para diversos negócios, pois os custos fixos de um local físico possui um valor alto e até inviável para muitos empresários.

 

Com isso, o escritório virtual é uma opção adequada para empresas que desejam manter a qualidade dos seus serviços, mas sem os custos altos de ter um local fixo. 

 

Ao economizar, a empresa pode direcionar seus recursos para investir no crescimento do negócio, expansão da sua atuação no mercado e contratação de profissionais para melhorar os seus serviços. 

Localização privilegiada

Para ter um local físico da empresa em uma região privilegiada e de fácil acesso há um custo alto, porém, os custos do escritório virtual são bem menores.

 

Os coworkings ficam sempre em regiões privilegiadas da cidade, ou seja, de fácil acesso e em localização que valoriza ainda mais a credibilidade e deslocamento da equipe de trabalho, clientes e demais parceiros do negócio. 

Desvantagens de contratar um escritório virtual

Apesar do escritório virtual oferecer muitas vantagens, há também algumas desvantagens, como:

  • Serviço pode ser prestado de forma incorreta. Por isso, é essencial se informar sobre a credibilidade do coworking que oferece o escritório virtual
  • Necessário verificar se o serviço prestado pelo coworking atende as necessidades da sua empresa ao contratar o escritório virtual

Como contratar

Para contratar um escritório virtual, é preciso entrar em contato com coworkings da região de interesse em estabelecer a sua empresa. O plano contratado pode variar conforme as necessidades da empresa e disponibilidade de serviços oferecidos pelo coworking. 

 

Para ter um escritório virtual, a consulta pode ser realizada no site Coworking Brasil, que disponibiliza informações sobre esses espaços que atuam dentro do país. 

 

O escritório virtual vai ser cada vez mais utilizado pelas empresas e profissionais, pois, além da comodidade de ter acesso a vários serviços, também permite que startups, empresas no início e profissionais que precisam utilizar essa opção, tenham um custo reduzido, mas com serviços de qualidade. 

 

Com a pandemia do novo coronavírus, muitas empresas tiveram que sair dos seus escritórios físicos, pois houve a necessidade de isolamento social. Os profissionais e empresas conseguiram se adaptar a essa nova realidade de trabalho remoto, permitindo que essa tendência fosse antecipada. 

 

As barreiras físicas são benéficas também aos profissionais, que podem aproveitar melhores oportunidades de trabalho, aumento da qualidade de vida, sem precisar se deslocar para escritórios longe da sua casa e acesso a comodidades para ter uma rotina laboral menos estressante. 

 

Quando a pandemia terminar, a tendência é que as empresas continuem a aderir cada vez mais a esse novo modelo de escritório, já que também devem precisar reduzir custos devido aos impactos que a pandemia causou na maioria dos negócios em todo o mundo. 

 

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